Assistant de gestion administrative h/f

Vos missions en quelques mots L’environnement et le contexte nécessitent des compétences numériques, que ce soit pour le suivi du budget, l’appui à l’élaboration des notes, courriers ou documents de présentation (Word, Excel, Powerpoint), l’appropriation de divers outils (Pléiades, Naos, ParCour…), le classement de documents, la bonne organisation du répertoire partagé du département. Pour répondre aux transformations du site et aux attentes des usagers, l’effectif du département de l’information administrative multi-canal est en accroissement depuis quelques années. Les interactions avec l’externe (partenariats, comité usagers…) sont importantes au niveau des chefs de service du département comme au niveau du responsable de département. Dans ce contexte, l’assistant de gestion doit accompagner avec implication ces évolutions tant sous leur aspect logistique qu’administratif. L’assistant(e) de gestion travaille avec des interlocuteurs variés et, notamment, en étroite collaboration avec des correspondants identifiés au sein d’autres départements de la Dila. Enjeux : Respecter les règles internes en matière de commande publique ou de gestion des ressources humaines Faire preuve de discrétion et de loyauté Être capable d’autonomie, d’initiative et d’auto-organisation dans le cadre défini de compétences Être identifié et reconnu comme interlocuteur privilégié des partenaires internes et externes dans son domaine de compétences. Le(La) titulaire du poste dépend hiérarchiquement du responsable du département. Pour la gestion opérationnelle quotidienne, il(elle) travaille étroitement auprès de l’adjoint au responsable. Par la polyvalence de ses compétences et activités (en termes de gestion des commandes de prestations, gestion des ressources humaines, suivi budgétaire), son action peut bénéficier à l’ensemble des chefs de service dans un cadre prédéfini et validé par son responsable direct. Profil recherché Le(La) titulaire du poste assure l’ensemble des activités logistiques et administratives concourant au fonctionnement du département. Assurer l’assistance logistique pour le département : La gestion de l’information à destination ou en provenance du département (suivi du courrier physique et numérique, plan de classement, gestion du répertoire sur le réseau, classement des documents papier et numériques) ; La préparation logistique des réunions et/ou manifestations diverses internes et externes du département (convocation, réservation de salle de réunion et du matériel nécessaire à la projection ou à une visioconférence, etc.) ; La gestion des déménagements et aménagements de bureaux en lien avec le département de de la logistique, de l’immobilier et des services et le département des infrastructures et des services ; L’accueil et la prise de contact avec des interlocuteurs internes et externes (filtrage, traçabilité, appels pour confirmer présence à une réunion, etc) ; La préparation des missions et la gestion des ordres de mission du département ; Le suivi des parapheurs destinés à la signature de la direction dans l’outil dédié. Participer à la gestion administrative du département : La gestion des ressources humaines du département : gestion des arrivées et des départs : ouverture des comptes d’accès aux outils métier des agents (Coperia, Diabolocom…) ; gestion du temps de travail : gestion dans l’outil Pléiades (anomalies), astreintes, télétravail ; échanges réguliers avec les interlocuteurs du département des ressources humaines ; Le suivi du budget alloué au département, gestion de Chorus formulaires, création des tiers, saisie des Demandes d’achat et saisie des Services faits certifiés ; La gestion des fournitures (commande auprès du prestataire, approvisionnement) et du bon fonctionnement des imprimantes ; La gestion des cartes de visite (recueil des besoins, commandes…) ; La gestion des abonnements et des ouvrages documentaires (spécimens, presse juridique notamment) du département. Il(Elle) peut, par ailleurs, apporter un soutien aux travaux d’une section dans un cadre défini Il(Elle) assure une mission de correspondant QVCT pour le département. Localisation Localisation : 26 Rue Desaix, 75015 Paris, France Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire