Assistant office manager - stage - paris h/f

LUXURY OF RETAIL est la filiale Retail du Groupe L'Oréal.

L'entreprise a été créée en 2016 et compte aujourd'hui trois circuits de distribution:

- Le circuit "parfumerie" avec un réseau d'animateurs commerciaux représentant les marques : Lancôme, Yves Saint Laurent, Helena Rubinstein, Kiehl's, et Armani au sein des distributeurs sélectifs comme Sephora et Marionnaud.

- Le circuit des "magasins en propres" avec les métiers de le vente/ service dans les boutiques du Groupe L'Oréal : Skinceuticals, Flagship Lancôme Champs Elysées, Kiehl's, Maison de Beauté Carita et L'Oréal Outlets

- Le circuit des "Grands Magasins" (Galeries Lafayette, Printemps, Bon Marché) avec un réseau de Conseillers Beauté gérant les stands des marques Lancôme, YSL, Armani, Prada, Valentino et Helena Rubinstein. Le poste est à pourvoir en stage, dès que possible.

Véritable « couteau suisse », l'assistant office Manager concentre un large panel de missions depuis la gestion administrative, comptable, service généraux et gestion de l'évènementiel.

Tu auras des missions transverses et un véritable rôle de coordinateur entre les collaborateurs internes et externes.

MISSIONS :

FINANCE et COMPTABILITE

- Suivre les demandes d'ouverture de comptes fournisseurs (contrat, archivage, constitution du pack fournisseur).
- Assurer le suivi des commandes passées auprès des fournisseurs (Devis, contrôlé les contrats, bon de livraison, suivi facturation, suivi du tableau des demandes d'engagements de frais).
- Contrôler et s'assurer de la bonne affectation analytique des frais et transmettre les factures au cabinet comptable.

ADMINISTRATIF, SERVICE GENERAUX ET LOGISTIQUE

- Traiter administrativement les dossiers, rédaction de courriers, classement et archivage des documents administratifs de la société.
- Gérer le courrier : collecter et trier les documents reçus, édition des bons Chronopost et suivi des colis
- Gérer l'ensemble des approvisionnements / économats (Saisie des commandes et suivi des réceptions)
- Gérer la flotte téléphone :
- Contrôler l'aspect règlementaire et administratif des matériels
- Paramétrer les outils
- Gérer et maj des bases de données logiciels (okarito, parc informatique, téléphonique et auto)
- Gérer, contrôler, suivre les contrats et intérims (suivi tableau contrat, factures )

COORDINATION EXTERNE et INTERNE

- Assurer la maintenance, sécurité et la propreté des différents espaces de travail individuel et collectif de notre siège.
- Participer aux intégrations des nouveaux arrivants.
- Gérer les problématiques matériels, logiciels, des collaborateurs internes et externes
- Gérer les réservations d'hôtels et de voyages pour les collaborateurs terrain

EVENEMENTIEL

- Participer et mettre en place des évènements pour les équipes siège
- Contribuer, participer et être force de proposition pour divers projets opérationnels en soutient des équipes terrain.