LE SERVICE ET L’ÉQUIPE
Le Service Scolarité de la Faculté des Sciences et Techniques est le service d’accueil par excellence des étudiants inscrits dans les filières scientifiques : biologie, chimie, informatique, électronique, mathématiques, mécanique, physique, géologie, géoarchitecture.
Forte d’une équipe de 9 agents coordonnés par la Responsable du service, la Scolarité organise les campagnes de recrutement des étudiants, leurs phases d’inscriptions, planifie leurs emplois du temps, prépare les examens et les délibérations des jurys semestriels et annuels, et proclame les résultats au diplôme. En contact régulier avec les étudiants et les équipes pédagogiques disciplinaires, l’équipe de Scolarité assure un accueil de qualité auprès de 3 500 étudiants pour les accompagner tout au long de leurs parcours d’études.
Abrité au sein de l’UFR Sciences et Techniques, le Pôle Financier mutualisé SIFAC Sciences- Sport gère la comptabilité générale de plusieurs composantes de l’UBO : UFR Sciences et Techniques, UFR Sciences du Sport et de l’Éducation, sept laboratoires de recherche, trois instituts et trois services centraux ou communs de l’université de Brest.
L’équipe SIFAC assure le suivi des opérations financières de chacune de ces structures dans le logiciel SIFAC de comptabilité : commandes diverses et missions des personnels (déplacement/hébergement). En outre, elle supervise les opérations afférentes aux marchés publics de ces unités, organise la traçabilité des investissements, participe à la récolte de la taxe d’apprentissage, prépare l’apuration des comptes en fin d’exercice, l’ouverture des crédits en début d’année, etc…Ce service est composé d’un Responsable de Pôle et quatre agents.
Le poste à pourvoir est partagé entre les deux services présentés : 50% au sein du Service Scolarité et 50% au sein du Pôle Financier mutualisé SIFAC Sciences-Sport.
LE POSTE ET LES MISSIONS
Votre mission principale ?
Au sein du Service Scolarité, vous serez en charge du suivi d’une ou plusieurs formations dispensées au sein de la Faculté des Sciences et Techniques.
Au sein du Pôle Financier mutualité SIFAC Sciences-Sport, vous aurez pour mission d’assurer le suivi des dépenses et recettes de plusieurs centres de coût.
Vos activités ?
•50% au sein du Service Scolarité
- Vous informez les étudiants, les futurs étudiants, les enseignants-chercheurs par différents canaux : accueil physique, téléphonique, électronique.
- Vous vérifiez les inscriptions administratives et les inscriptions pédagogiques des étudiants.
- Vous gérez les aspects logistiques lors des examens : placement des étudiants, vérification des sujets d’examen, préparation des procès-verbaux d’examen et des listes d’émargement.
- Vous saisissez les notes des étudiants et préparez les PV de délibérations des jurys de semestres et de diplômes.
- Vous élaborez des règles de calcul simples dans l’application de scolarité en fonction des modalités de contrôle des connaissances et des compétences (M3C), et contrôlez les calculs.
- Vous réalisez le paramétrage de premier niveau de l’outil de saisie et calcul des notes et / ou résultats des examens.
- Vous suivez les tableaux des opérations de recrutement des filières sélectives.
- Vous assurez la préparation et la surveillance des examens pour les étudiants en situation de handicap.
•50% au sein du Pôle Financier mutualisé SIFAC Sciences-Sport
- Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la structure.
- Vous gérez la messagerie partagée du service et les workflows du service facturier.
- Vous procédez aux opérations d’engagement après autorisation, émettez le bon de commande ou l’ordre de mission.
- Vous suivez les autorisations d’absence à l’étranger (délai, circuit de signature) dans le cadre des missions de déplacement.
- Vous contrôlez les pièces justificatives, les transmettez à l’agence comptable et saisissez la certification du service fait.
- Vous suivez les crédits par type de dépenses ou d’opérations, ou par structure
- Vous alimentez et actualisez les tableaux de bord internes nécessaires au suivi de l’activité : crédits investissements, subventions, formation continue, taxe d’apprentissage, conventions etc…
- Vous collectez, contrôlez et archivez les pièces justificatives financières et comptables chaque année.
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