Responsable administratif ifps (h/f)

Le poste de Responsable Administratif IFPS (H/F)

L’Institut assure 3 types de formation :

o Formation préparatoire au Diplôme d’Etat d’Infirmier : 3 promotions de 116 étudiants, soit environ 350 étudiants

o Formation préparatoire au Diplôme d’Etat d’Aide-soignant : 50 à 55 élèves inscrits chaque année

o Formation continue : catalogue de 7 actions de formation à ce jour.

Dans le cadre des projets pédagogiques de l’IFPS, le Responsable Administratif exerce sa fonction sous la responsabilité du Directeur :

O Il planifie, coordonne et contrôle l'activité de gestion administrative de l’institut de formation, en animant une équipe d’adjoints administratifs et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.

O Il assure la gestion administrative des dossiers en collaboration avec la direction en tenant compte de la réglementation, du projet pédagogique, du référentiel de formation et du projet d’établissement du CHGR

O Il assure la responsabilité hiérarchique des agents administratifs IFPS, de l’intendant et des agents d’entretien

O Il assiste le directeur dans la gestion des dossiers administratifs, financiers, et logistiques


ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion administrative des promotions:

Pilotage de la gestion administrative globale d’une promotion (Equipe : Gestionnaires administratifs)

• Accueil, orientation, conseil et information aux étudiants.

• Elaboration et suivi des dossiers de formation par étudiant

• Préparation des dossiers d’inscription à la rentrée, conformité du dossier administratif et médical (assurances, bourse, pôle emploi …)

• Elaboration des dossiers administratifs, saisie dans le logiciel FORMEIS et archivage

• Suivi de la tenue des dossiers pédagogiques des étudiants (saisie des évaluations et préparation du dossier pour le diplôme d’état) en coordination avec les formateurs et le directeur

• Suivi des dossiers Pôle Emploi/bourse d’études/employeurs/OPCA

• Courriers intervenants et lieux de stage (convention, objectifs de stage…)

• Suivi des feuilles de stage (présentéisme…) en lien avec les formateurs et gestion des indemnités étudiants

• Suivi administratif des absences des étudiants

• Préparation/organisation/classement des commissions d’attribution des crédits et suivi administratif des différentes sessions de validation

• Rapports d’activités adressés aux tutelles ARS/Conseil Régional/GREF …)

• Coordination avec les adjoints administratifs du suivi individuel des étudiants/élèves en lien avec les instances. (Conseil stratégique et les trois sections, Commission d’attribution des crédits, Conseil technique…)



Programmation annuelle des formations

Participe à la planification et à la programmation des années de formation en collaboration avec le responsable pédagogique

• Répartition des temps de formation en institut et des temps de stage

• Planification de l’ensemble des réunions (Instances, CAC, Réunions institutionnelles, Réunions pédagogiques, etc.)

• Planification des dates de sélection (entrée en formation ou mutation)

• Rétro planning des sessions de diplôme d’état.

• Gestion des salles en coordination avec le responsable pédagogique

 

Gestion courante du secrétariat :

Encadre les activités de gestion du secrétariat et de l’accueil

• Accueil et communication : accueil du public, des professionnels (gestion intervention …) et des étudiants/élèves selon les demandes

• Accueil téléphonique

• Elaboration de documents et de dossiers avec classement informatique en réseau IFSI/IFAS (participation à l’écriture des procédures …)

• Anime les réunions du pole administratif de l’institut et participe à l’ensemble des réunions de l’institut.

• Articulation et suppléance avec les autres secrétaires et/ou en leur absence

• Préparation administrative des réunions gérées par le directeur IFSI-IFAS



ACTIVITES SPÉCIFIQUES

Gestion administrative de dossiers spécifiques

Détermine la répartition des dossiers pour les adjoints administratifs, après validation du directeur.

• Préparation et suivi administratifs de la sélection infirmière.

• Préparation et suivi administratifs du concours aide-soignant (3 modalités de sélection)

• Préparation et suivi des instances : conseil stratégique, section pédagogique, section disciplinaire et section vie étudiante, et commission d’attribution des crédits.

• Préparation des réunions institutionnelles (ordre du jour, saisie compte rendu)

• Préparation et suivi des réunions avec les tutelles : collège des directeurs GCS IFSI Bretagne / université /ARS /Conseil régional / DREETS/GREF.

• Suivi administratif GRH (recrutement / appréciation /gestion formation continue …)

• Préparation et suivi des comités informatiques (internes / externes)

• Secrétariat du Cadre Supérieur de santé.

• Régisseur principal et/ou suppléant.

• Gestion et suivi du paiement des intervenants extérieurs IFSI-IFAS en lien avec la DRH.

• Gestion et suivi du paiement des indemnités des étudiants.

• Gestion et suivi du paiement des intervenants universitaires IFSI en lien avec l’université.



Suivi budgétaire :

• Établissement, suivi du budget annexe investissement et exploitation avec le Directeur.

• Suivi des achats et de la dotation, émargement

• Dossier budget C.

• Budgétisation des commandes de petit matériel, matériel pédagogique, matériel informatique/numérique, mobilier, en lien avec les directions fonctionnelles et/ou les sociétés extérieures.

• Budgétisation des commandes pré-rentrée (portfolios, cartes étudiantes, référentiels, fournitures médicales et pédagogiques).

• Suivi budgétaire des intervenants.

• Dossier lingerie / tenues professionnelles : budgétisation des achats, suivi du budget alloué, statistiques.



Coordination et encadrement

• Encadrement des adjoints administratifs et coordination des activités du pôle administratif, de l’intendant et des agents d’entretien : suivi, contrôle et évaluation.

• Suivi de l’agenda du directeur et des problématiques liées à la direction.

• Encadrement des stagiaires administratifs

Le profil recherché

APTITUDES :

o Relationnelles : accueil et diplomatie

o Organisationnelles

o Capacité à gérer l’imprévu et s’adapter aux priorités

o Savoir gérer plusieurs dossiers en simultané

o Anticiper son travail

o Prise d’initiative

o Aptitudes managériales

o Analyse des situations et prise de décision



COMPETENCES REQUISES :

o Niveau BTS attendu

o Formation au management souhaitée

o Expériences professionnelles souhaitées dans les domaines de la formation



CONDITIONS D’EXERCICE

o 7 H 30 /jour de travail effectif modulés en fonction des activités de l’Institut

o Congés programmés sur des vacances scolaires des étudiants infirmiers et élèves A.S.

o 25 congés annuels et 2 + 1 selon la réglementation et jours de RTT selon l’application dans l’Etablissement

o Temps plein

o Possibilité de bénéficier du régime du décompte horaire ou du décompte en jours de sa durée du temps de travail. Ce choix s’effectue annuellement.

LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES

Lien hiérarchique

L’adjoint des cadres exerce sa fonction sous l’autorité et la responsabilité du Directeur de l’IFSI-IFAS. Il assure la responsabilité du pôle administratif et à ce titre encadre les agents administratifs, l’intendant et les agents de service. A ce titre, il fait pleinement partie de l’équipe de Direction de l’IFPS

Lien fonctionnel IFSI-IFAS

Travaille en coordination avec les formateurs et les responsables pédagogiques de l’IFIS-IFAS, la cellule d’appui à la pédagogie ainsi que la documentaliste.

Lien fonctionnel CHGR

Travaille en lien avec les autres directions du CHGR en fonction des missions confiées.


Ce profil de poste peut être modifié en fonction des évolutions de l’institut de formation ou institutionnelles

L'entreprise

Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.
Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne.
Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte.
Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur.

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