Groupe national de restauration collective spécialisé dans le secteur médico-social, Vitalrest réalise avant tout une restauration de qualité et une prestation de bio nettoyage performante dans un univers de collectivités complexe et diversifié, qui est celui de la Santé et du Médico-Social.
Dans le cadre d'un congé maternité, nous recherchons un(e) Assistante Administrative Qualité H/F situé à SAINT-GERMAIN-EN-LAYE (78), à compter du mois de septembre 2024 jusqu'en janvier.
A ce titre, vous assurerez le secrétariat du service qualité au niveau d'un certain nombre de ses tâches. Vous apporterez un soutien logistique à l'ensemble des activités du service qualité.
Vous vous inscrirez dans le cadre du plan stratégique de l'entreprise en ayant un rôle d'aide à la formalisation documentaire requise par le service qualité pour les sites, pour permettre d'optimiser leur fonction et rôle sur un plan opérationnel.
Vos missions seront les suivantes :
- Préparation des kits HACCP (impressions, plastifications d'affiches…) pour les ouvertures et les mises à jour
- Préparation des kits d'ouverture Hôtellerie pour les ouvertures et les mises à jour
- Soutien pour l'élaboration des rapports « S'engager Responsable »
- Suivi des indicateurs qualité relatifs aux projets « S'engager Responsable » (rétroplanning projets biodéchets, suivi évolution…), aux campagnes de sensibilisation (feuilles d'émargement…), aux campagnes de prélèvements hôtellerie (liste non exhaustive)
- Mise en ligne des documents qualité sur le Vital'Cloud
- Contribution à la formalisation documentaire des dossiers d'agrément
- Saisie de l'ensemble des plans d'action DDPP
- Soutien pour la formalisation de différents éléments du PMS (saisie sur documents Excel ou Word) : audit Infrastructure et Matériel, plan de marche en avant, registre des appareils de mesure, présentation d'activité, document unique d'évaluation des risques professionnels…
- Accompagnement des sites sur le logiciel de formation en ligne Numeristem
- Elaboration des bilans pédagogiques sur Numeristem
- Gestion des retours et indicateurs des enquêtes de satisfaction client
- Reliure et copie de documents qualité
- Gestion du courrier du service qualité
- Collecte, impression des plannings hebdomadaires de l'équipe qualité et transmission au secrétariat de direction pour information
- Gestion du calendrier des absences du service et envoi au service paye des éléments variables du service qualité (CP, RF…)
- Envoi au secrétariat de direction du suivi kilométrique du service qualité
- Organisation des réunions RMA du service qualité
- Gestion des stocks de fourniture bureau
- Archivage documents et classement
- En cas d'absence de l'autre assistante administrative :
- Gestion des alertes sanitaires (envoi des alertes + suivi des retours + suivi indicateur)
- Gestion et validation de l'ensemble des factures laboratoire
- Contrôle des notes de frais du personnel de l'équipe qualité
- Saisie des enquêtes de satisfaction résidents/patients et personnel
- Diverses tâches administratives (liste non exhaustive)
Vous êtes titulaire d'un diplôme en Secrétariat (BEP à Bac +2) avec 2 ans d'expérience minimum sur un poste similaire. Vous avez une connaissance en bureautique et savez gérer les outils Word, Excel et PowerPoint.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre rigueur et votre polyvalence. Vous êtes une personne à l'écoute.
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