Assistant(e) de direction et des assemblées

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Au sein d’un service de 3 personnes, l’agent aura pour missions principales d’être le support administratif d’ensemble afin de faciliter et fluidifier l’organisation administrative de direction et d’assurer la circulation des informations. Missions / conditions d'exercice Activités principales :
Gestion et suivi des instances :
- Préparer, suivre et donner suite aux instances municipales (conseils municipaux, d’administration et commissions permanentes du CCAS, etc...)
- Piloter l’organisation matérielle des instances
- Recueillir auprès des services les points à inscrire à l’ordre du jour des instances et notamment le conseil municipal sous le contrôle de la Direction générale,
- Elaborer les rétro plannings auprès des services
- Relire et mettre en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations, décisions et arrêtés,
- Elaborer les convocations aux conseils municipaux, commissions municipales et autres,
- Elaborer les procès-verbaux,
- Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion),
- Suivi et gestion de l’outil dématérialisé de gestion des instances
- Gestion/coordination de la reliure des actes administratifs des services,
- Gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés)

Activités complémentaires en lien avec la Direction Générale :
- Travaux de secrétariat divers : rédaction de courriers et de notes, mise en forme, vérification des documents, classement, suivi des dossiers et archivage,
- Gestion et suivi de la GRC (Gestion Relation Citoyenne) et transmission des demandes des administrés faites à Monsieur le Maire aux services et suivi du traitement des demandes : renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours en fonction de ce dernier et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, recevoir, filtrer, transmettre les messages téléphoniques et les courriers.
- Organiser et gérer les réunions et manifestations protocolaires (gestion de l'enveloppe budgétaire)
- Gérer et actualiser les bases de données concernant le tissu économique et commercial
- Accompagner les projets d'implantation, de création et de développement des acteurs économiques.
- Participer à la promotion économique du territoire pour renforcer son attractivité. Profils recherchés Diplôme en secrétariat souhaité
Expérience significative en secrétariat et dans un poste similaire souhaitées

Compétences ou connaissances souhaitées :
Avoir une expérience significative en collectivités territoriales et en connaître le fonctionnement
Connaître les instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes et du cadre juridique du fonctionnement des assemblées,
Maîtrise de l’outil informatique (bureautique classique)
Sens de la communication et du contact
Qualités rédactionnelles et relationnelles

Savoir-faire :
Savoir gérer simultanément des projets multiples et/ou des polyactivités
Capacité rédactionnelle et de synthèse
Savoir travailler en équipe et en transversalité
Savoir s’organiser, hiérarchiser ses tâches
Participer à la sécurisation juridique des actes

Savoir-être :
Rigueur, organisation, discrétion, confidentialité
Capacité de discernement
Réactivité, disponibilité
Aisance relationnelle
Capacité à gérer les urgences et la polyvalence des tâches
Curiosité