Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère)

À propos de nous

Fondée en 1952, l’ENSEA est une école publique d’excellence qui forme des ingénieurs généralistes, reconnus dans le monde socio-économique et industriel ainsi qu’à l’international. Située aux portes du Vexin Français, l’école s’est bâtie sur trois piliers fondamentaux, expertise, inclusivité et durabilité, qui sont au cœur de ses activités de recherche, d’innovation et d’enseignement.


Mission

* Secrétariat de direction ;

* Gestion financière.



Activités principales [découlant de la mission principale] :



Secrétariat de direction

* Accueillir et orienter les interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) physiquement, par téléphone et par mail

* Gérer l’agenda de la Direction et contrôler les échéances

* Assurer la gestion et le suivi des courriers, des documents en signature suivant les délégations, des parapheurs et de la messagerie Direction

* Assurer le soutien logistique (salles, matériels, fournitures, convocation, traiteur...) pour l’organisation d’évènements (conférences, réunions, élections professionnelles, instances…)

* Diffuser de l’information interne en multicanal (mail, intranet...)

* Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

* Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

Gestion financière

* Suivre les crédits annuels des dépenses de fonctionnement de la Direction Générale

* Assurer la gestion financière de plusieurs services : gestion des bons de commande via SIFAC, suivi des dépenses, émission des ordres de missions,

* Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion


Profil

Connaissances et compétences opérationnelles (savoir-faire) :

* Finances publiques

* Maitriser la bureautique

* Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC) – formation possible

* Savoir gérer la diversité des sollicitations (et en mesurer l’urgence)

* Hiérarchiser les informations, être capable de rendre compte



Compétences comportementales et qualités requise (savoir-être) :

* Sens de l’organisation

* Rigueur / Fiabilité 

* Réactivité 

* Sens relationnel 

* Discrétion et respect de la confidentialité

* Travail en équipe

* Disponibilité