Chargé de coordination administrative h/f

Poste Rattaché(e) à la Responsable Administrative Gouvernance et Dirigeance, vous assurez la gestion administrative et la coordination des instances de gouvernance (Conseil de Surveillance, Directoire) et de la Direction Exécutive. Vous contribuez à la fluidité de l'organisation interne et à la bonne circulation de l'information, dans le respect des dispositions statutaires, du règlement intérieur et des procédures internes. Pour ce faire, vos missions sont les suivantes : Coordination des instances de gouvernance et de la Direction Exécutive : -Organiser, préparer, coordonner et participer aux réunions (instances, séminaires, groupes de travail) -Rédiger les relevés de décisions, comptes-rendus, procès-verbaux, synthèses -Tenir les registres de la Fondation -Contribuer aux formalités administratives obligatoires liées au statut de la Fondation -Gérer les courriers et mails entrants/sortants Gestion administrative et logistique : -Gérer les agendas mouvants des membres de la gouvernance et de la Direction Exécutive -Organiser les rendez-vous, déplacements, événements -Coordonner les ressources matérielles et logistiques -Assurer la gestion documentaire (droits d'accès, bases de données, états de suivi) -Garantir la circulation et la transmission des informations dans un cadre sécurisé (RGPD) Communication et appui opérationnel : -Rédiger et mettre en forme des documents variés -Participer à la gestion des relations internes et externes -Suivre certains dossiers spécifiques