Responsable du secrétariat général

Vos missions en quelques mots piloter l’organisation et le bon fonctionnement du secrétariat général, • organiser et suivre les instances • gérer et sécuriser les actes administratifs • piloter l’administration générale Pilotage du secrétariat général et encadrement de l’équipe -Encadrer et organiser l’activité du service (2 agents) ; -Superviser l’accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion du courrier et des boîtes mails ; -Élaborer et suivre le budget du secrétariat général ; -Organiser les missions courantes d’administration générale Organisation et suivi des instances de l’établissement -Préparation, organisation et suivi des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux -Suivi de la logistique nécessaire à l’organisation des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux (aménagement et préparation de la salle) -Prévision et proposition des ordres du jour -Conception des dossiers, relecture et transmission -Envoi des convocations et dossiers (plateforme électronique) et information des EPCI et syndicats adhérents -Gestion des relances en vue d’obtenir le quorum -Rédaction des relevés de décisions et procès-verbaux -Rédaction des délibérations et suivi (transmission au Contrôle de légalité et suivi, transmission aux services, suivi de l’exécution, publicité) -Elaboration et/ou vérification et envoi des convocations et dossiers afférents des commissions permanentes, suivi des présences, préparation des feuilles d’émargement, -Suivi des relations avec les élus, le Directeur Général des Services et les adhérents du SIREDOM Gestion et sécurisation des actes administratifs -Rédaction / vérification des décisions, transmission au Contrôle de légalité et suivi -Rédaction des arrêtés, transmission au Contrôle de légalité et suivi -Organisation et suivi du registre des délibérations et des décisions -Gestion des archives (procédure d’archivage, contrôle des versements et suivi de l’archivage) Administration générale -Coordination entre la Direction Générale et les Services -Contrôle et validation des parapheurs soumis à signature -Organisation de manifestations (vœux, inaugurations, …) -Approvisionnement des services en fourniture de bureau et alimentation -Suivi de l’entretien des locaux du siège du SIREDOM -Gestion des assurances : déclaration de sinistres, gestion des dossiers, suivi de la sinistralité, mise à jour des données déclaratives. Profil recherché SAVOIR-ETRE : -Sens du service public et de l’intérêt général ; -Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité ; -Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ; -Autonomie et sens des responsabilités ; -Réactivité et capacité à gérer les priorités ; -Aisance relationnelle avec des interlocuteurs institutionnels ; -Capacité à encadrer et coordonner une équipe ; -Disponibilité ponctuelle en soirée pour les instances et manifestations. SAVOIRS : -Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des établissements publics ; -Connaissance des règles de fonctionnement des instances délibérantes ; -Connaissance des procédures administratives et du contrôle de légalité ; -Connaissance des règles d’archivage et de gestion des actes administratifs ; -Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ; -Excellente maîtrise de l’expression écrite et des règles d’orthographe ; -Notions de gestion budgétaire et de moyens généraux. Date prévue du recrutement 06/07/2026