Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:
- Assurer la gestion du secrétariat du chef de division et de son adjoint
- Répondre aux demandes du chef de division et de son adjoint
- Gérer le courrier à l'arrivée et/ou au départ sous forme papier et dématérialisée
- Réceptionner, classer, enregistrer les courriers administratifs et judiciaires (entrants et sortants) dans les logiciels de gestion "MAARCH" et "Suivi-Jud".
- Assurer le suivi des courriels (ventilation des messages)
- Préparer le courrier au départ et à l'expédition (affranchissements)
- Organiser, distribuer, préparer le courrier pour le vaguemestre
- Assurer les tâches classiques de Secrétariat (accueil téléphonique et physique, mise en forme de documents, préparation de dossiers, réponse aux courriers divers )
–Enregistrement et gestion des votes par procuration
–Gestion des courriers aux assurances
–Préparation des réunions internes, avec les partenaires institutionnels et des points presse (réunion des élus, compte-rendu)
–Gestion des lettres de félicitations et organisation de la cérémonie (Dialogue)
–Gestion des affichages dans les points d’accueil de la DPN de Roubaix
–Gestion des stages collégiens, lycéens et étudiants (réception des dossiers, transmissions RF, rédaction NDS)
- Programmation des vacations funéraires
–Classement des dossiers petits x et clôture au P2AS du roulage et GAJ H et gestion du tableau hebdomadaire des véhicules volés
–Analyse de la délinquance via le LRPPN (rapprochement)
–Gestion de l’application Cartofast
Votre environnement professionnel:
Activités du service
Gestion du secrétariat du chef de division et son adjoint.
Composition et effectifs du service
Placé sous l’autorité directe du chef de division et son adjoint, le service est composé de 2 agents (1 de catégorie B et 1 de catégorie C)
Liaisons hiérarchiques
Chef de division et son adjoint
Liaisons fonctionnelles
L'ensemble des services de la Division de ROUBAIX, DIPN, SGAMI et partenaires extérieurs (Municipalité, pompes funèbres...)
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