Responsable administratif et financier du centre municipal de santé

MISSIONS PRINCIPALES :

1/ Management de l’équipe administrative

* Encadrement des agents
* Mise en œuvre des changements
* Organisation de réunions de service et groupes de travail
* Réalisation de fiche(s) de poste(s) et évaluations annuelles
* Formation de nouveaux agents
* Supervision des stagiaires
* Recrutement de personnel
* Gestion des conflits
* Réalisation des Comptes-Rendus d’Evaluation Professionnelle (CREP)

2/ Organisation de l’équipe administrative

* Détermination du fonctionnement dans un souci d’efficience et conformité juridique
* Définition des missions et cadres de travail
* Réalisation de plannings
* Gestion des urgences
* Délégations des tâches
* Fixation des délais de mise en œuvre
* Mise en place et mise à jour des procédures (règles de fonctionnement, modèles types, rétroplanning)
* Mise en œuvre des outils de planification et des procédures de contrôle
* Validation des congés, RTT et heures supplémentaires

3/ Supervision de l’équipe administrative

* Contrôle :
* Des agents de l’équipe administrative
* De la bonne gestion des dossiers
* De la qualité de l’accueil du public
* Du respect des procédures
* Conseil et expertise
* Pilotage des activités
* Aide à la prise de décision

4/ Gestion financière du Centre Municipal de Santé

* Elaboration et suivi du budget dans une démarche d’optimisation des dépenses en lien avec le Directeur de la santé et du Centre Municipal de Santé :
o Préparation des documents budgétaires
o Suivi du budget :
* Demandes de devis aux fournisseurs
* Gestion des bons de commande sur CIRIL
* Envoi des bons de commandes
* Relations avec les fournisseurs
* Suivi de la régie en lien avec le régisseur principal
* Elaboration et suivi des dossiers de subventions et de financements dans le cadre notamment de l’accord national
* Recherche de dispositif de subventions et financements possibles pour les différentes actions portées par le service, en partenariat avec la direction des finances
* Elaboration et suivi des marchés publics en lien avec les praticiens utilisateurs
* Pilotage et supervision de la facturation en lien avec le régisseur principal
* Encaissements
* Tiers payant
* Cotation des actes
* Pilotage et supervision de l’après-facturation en lien avec le régisseur principal
* Télétransmissions (CPAM et mutuelles)
* Rejets (CPAM et mutuelles)
* Indus (CPAM et mutuelles)
* Impayés

5/ Gestion administrative du Centre Municipal de Santé

* Proposition d’évolution organisationnelle dans un objectif d’efficience et de rationalisation
* Aide à la mise en place et mise à jour des procédures (règles de fonctionnement, modèles types, rétroplanning)
* Gestion des dossiers afférents aux ressources humaines
o Gestion des fiches de congés et demandes de RTT
o Gestion des heures supplémentaires
o Gestion des temps de travail des praticiens
o Suivi des absences
o Gestion des plannings
o Gestion des conventions des stagiaires
o Gestion des ordres de mission
o Mise à jour des tableaux de suivi
o Interface avec la Direction des Ressources Humaines pour les questions relatives au personnel
* Pilotage et suivi du logiciel métier, en qualité d’administrateur, en lien avec le prestataire et la Direction des Systèmes de l’Information
* Gestion des Cartes Professionnelles d’Etablissement et des Cartes de Professionnels de Santé
* Veille juridique, documentaire et informative sur le secteur de la santé
* Elaboration et suivi :
* Des rapports d’activité
* Des conventions (de partenariat, mise à disposition, bénévolat…)
* Du règlement
* Du projet de santé
* Des tarifs
* Gestion du courrier (logiciel ou parapheurs papiers)
* Gestion de l’archivage des dossiers en qualité de référent RGPD au sein du service
* Suivi des travaux
* Gestion des commandes de fournitures administratives et mobilier
* Elaboration des outils de communication :
* Affiches internes
* Newsletter mensuelle
* Mise à jour des tableaux de suivi



6/ Gestion de l’accueil et des encaissements (en renfort en cas de sous-effectif)

* Gestion de l’accueil téléphonique
* Gestion de l’accueil physique
* Gestion de la régie en qualité de régisseur suppléant



RELATIONS INTERNES :

Tous les services municipaux et les élus.



RELATIONS EXTERNES :

Public, Préfecture, Etablissement Public Territorial (EPT) Vallée Sud-Grand Paris, Associations, Département, Région, Prestataires, Centre Communal d’Action Sociale, Caisse Primaire d’Assurance Maladie, Mutuelles, Conseil Départemental, Etablissement hospitalier, Trésorerie, autres prestataires extérieurs…

Public, Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM), mutuelles, logiciel métier, trésor public, assurances pour les accidents de travail.



MOYENS :

Ordinateur, téléphone, photocopieuse, imprimante et scan, lecteur carte CPS, lecteur de carte bleue, destructeur.

6 agents (2 assistantes administratives et 4 secrétaires chargé(e)s de la patientèle).

Budget d’investissement et de fonctionnement.



CONDITIONS D'EXERCICE :

Horaires spécifiques : permanences en cas de crise sanitaire, canicule…