Assistant administratif pôle opérationnel (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi La mission de l'agent consiste à apporter une assistance administrative aux agents du pôle opérationnel.
Il rédige les courriers, les bordereaux d'envoi et le publipostage.
Il gère l'envoi et le suivi des documents du pôle opérationnel.
Il organise les réunions. Missions / conditions d'exercice Placé(e) sous la responsabilité de la Responsable de l'Administration Générale, des Finances et des Ressources Humaines, vous effectuerez les missions suivantes :

* Rédaction et gestion des documents, classement et archivage
Rédaction de courriers, bordereau d'envoi, publipostage.
Envoi et suivi des documents : bon de commande, dossier d'études et travaux, OS et PV signés aux communes et aux entreprises, conventions.

* Suivi administratif
Suivi et envoi des fiches d'intention de travaux aux communes.
Mise à jour du programme travaux et finalisation puis transmission au service administration générale.
Transmission des projets de délibérations, des bons de commande, programme travaux, aux services administration générale et finances.
Transmission des dossiers d'ouvrages exécutés (DOE) et des pièces comptables au service finances.
Intégration des immobilisations avec le service comptable.
Organisation de réunions et évènements.
Suivi des échanges financiers avec les financeurs (Utilisation plateforme).
Suivi des relations entre les collectivités et le partenaire CEE.

* Gestion de la flotte Automobile et des besoins du pôle opérationnel
Planning d'utilisation des véhicules
Suivi des carnets de bords des véhicules (remplissage fait, complétude des carnets)
Suivi de l'entretien des véhicules
Consultation pour les équipements de protection individuelle EPI, petits matériels Profils recherchés Le candidat devra avoir une expérience significative en secrétariat.
Compétences requises:
- maîtriser les outils et logiciels techniques nécessaires au poste (Excel, Word, Synelec).
- savoir renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Aptitudes exigées:
- bonne qualité relationnelle
- autonomie
- adaptabilité
- respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- bon sens du relationnel.