Assistant de pole h/f

FAMILLE ET PROVENCE MISSIONS
Rattaché au Directeur de Pôle :
- Assurer le secrétariat courant
- Apporter une contribution régulière dans le cadre de ses missions aux objectifs statutaires de la société à mission
ACTIVITÉS
Secrétariat Classique et Assistance des Directions

- Effectuer le secrétariat courant : gestion des fournitures, traitement réponse aux courriers institutionnels ou de réclamations, gestion agenda et des congés, accueil téléphonique, édition en envoi des publipostages
- Organisation et suivi des réunions : réservations de salle, invitations et rédaction des comptes-rendus
- Organiser le traitement des dossiers : numérisation des documents sur les outils métiers, classement, archivage, gestion documentaire
Assistance Technique des collaborateurs du Pôle
- Assister les collaborateurs/trices du pôle dans le suivi administratif des dossiers selon les procédures en vigueur
- Participer à la chaine de traitement des dossiers sur progiciel : saisie BC/BT, facturation
- Secrétariat des Conseils de Concertation Locative (CCL) : planification des réunions, préparation de l'ordre de jour, rédaction des compte-rendu
- Réception, contrôle et enregistrement des attestation multirisque habitation fournies par les locataires ; envoi et suivi des relances
- Informer et orienter les partenaires, les prestataires et les clients

ACTIVITÉS ANNEXES
- Participer à la polyvalence au sein du pôle
- Participer à la formalisation des procédures.
- Assurer le lien avec les autres services pour transmissions des informations et des données issues de l'activité du pole.