Missions :
Gestion de l'Etat Civil de la commune
- Enregistrement des actes : naissance, mariage, décès, reconnaissance, changement de nom,
enregistrement des pacs, etc...
- Contrôler l'authenticité des documents fournis par les administrés
- Seconder les élus dans les entretiens préalables au mariage ou pour les célébrations de mariages
Gestion funéraire
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu'aux agents chargés
de la police des cimetières
- Attribuer ou renouveler les concessions funéraires
- Mise à jour permanente du fichier des cimetières
- Reprise des concessions
Gestion des élections
- Recevoir les inscriptions, radiations, changements d'adresse sur la liste électorale
- Gérer et assurer la commission de contrôle de la liste électorale.
- Préparer, organiser les divers scrutins politiques et professionnels, suivre leur déroulement
Accueil du public et affaires générales
- Régisseuse de recettes : Encaissement des régies, effectuer leurs suivis et assurer les dépôts en trésorerie
- Recensement de la population
- Recensement des jeunes /JDC et envoyer la liste chaque trimestre à ma JDC.fr
- Enregistrement du courrier, poste et affranchissement- en cas d'absence de l'agent d'accueil
- Jury d'assise : convocation, préparation tirage au sort jusqu'à l'envoi au tribunal
- Gestion de la boite mail mairie en l'absence de l'agent d'accueil,
- Assurer le remplacement de sa collègue à l'accueil pendant et ses absence (congés, formations, etc.).
Gestion du CCAS
- Suivi des dossiers,
- Organisation des séances du conseil d'administration
- Rédaction des actes et documents du CCAS
- Dossier obligation alimentaire, de demande MDPH, CMU, RSA et demande de retraite,
- Dossier d'aide sociale (surendettement, maintien à domicile, hébergement, etc.)
- Suivi du budget du CCAS
- Régie d'avances et de recettes du CCAS
- Enregistrement des tickets jeunes
- Organisation et distribution des colis aux personnes âgées
- Organisation et suivis des thés dansants
- Suivi du plan canicule
- Gestion des logements (dossiers et suivis) en collaboration avec les organismes locatifs
Secrétaire du Comité Enfance, Scolaire, Périscolaire et Transports scolaires,
- Établissement, rédaction et diffusion des convocations, et des comptes rendus
- Présence aux réunions
- Suivi des dérogations scolaires : établissement du tableau annuel de participation aux frais de scolarité des communes extérieures, courriers aux mairies concernées
- Contrôle de l'obligation scolaire des enfants jusqu'à 16 ans
Contraintes spécifiques et horaires :
Horaires réguliers mais travail les samedis ponctuellement pour les besoins des assemblées et réunions
plus rarement en soirée lorsque ce n'est pas possible le samedi, avec acceptation de surcroît de
travail à certaines périodes de l'année : 35h30 (semaine de 4.5 jours) hebdomadaires
(25 jours de congés + 3 jours RTT).
Profil :
Compétences techniques :
- Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
- Connaître le droit des personnes (Etat Civil)
- Connaître la législation funéraire
- Connaître la réglementation électorale
- Connaître la commune et ses habitants
- Connaître le fonctionnement réglementaire d'un CCAS
- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante (Pack Office, etc.)
Compétences relationnelles :
- Être organisée, rigoureuse et méthodique
- Être capable de gérer les priorités
- Être capable de filtrer et orienter les correspondants
- Être capable de travailler en équipe et en autonomie
- Être disponible, à l'écoute (par exemple savoir accueillir avec amabilité les administrés) et capable de travailler avec de nombreux interlocuteurs
- Sens du contact et du dialogue
Experience: 12 Mois
Compétences: Législation sociale,Animer, coordonner une équipe,Piloter une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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