Votre environnement professionnel
Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service interministériel placé sous l’autorité hiérarchique du préfet et sous l’autorité fonctionnelle du secrétaire général de la préfecture et des directeurs des directions départementales interministérielles (DDT, DDPP, DDETS).
Activités du service
Le SGCD assure l’ensemble des fonctions support pour la préfecture et les trois directions départementales interministérielles.
Composition et effectifs du service
Le SGCD de l’Ain comprend 5 bureaux: le bureau interministériel des ressources humaines (BIRH), le bureau interministériel de la prévention, de la formation et de l’action sociale (BIFPAS), le bureau interministériel du budget, des finances et de la politique immobilière (BIBFPI), le bureau interministériel de la logistique et de la gestion bâtimentaire (BILGB), le bureau interministériel des systèmes d’information et de communication (BISIC)
Effectifs de 67 agents.
Vos activités principales
Sous l’autorité du directeur / de la directrice du SGCD, vous assurerez les missions suivantes:
* Tenue de l’agenda et organisation des réunions de la direction du SGCD
* Tenue du planning des réunions, mise à jour et partage avec les participants
* Gestion des appels téléphoniques
* Gestion des courriers et parapheurs (tri, diffusion et suivi) du SGCD et des services de l’ATE
* Gestion des frais de déplacements: établissement des ordres de mission et états de frais pour la direction du SGCD, vérification et validation des frais de déplacement des chefs de bureau
* Aide au montage des réunions et préparation des dossiers
* Gestion des commandes de fournitures pour la direction du SGCD
* Proposition de rédaction et mise en ligne d’articles sur le site intranet relatifs aux fonctions support (outil Joomla); veille sur l’actualité des sites intranet des autres départements pour alimenter le site local
* Suivi des commandes passées par la direction auprès des bureaux du SGCD et extraction des tableaux de suivi complétés pour les réunions en bilatérale
* Suivi de la boîte aux lettres fonctionnelle SGCD direction: impressions pour la direction, diffusion, archivage
* Prise de notes et élaboration de relevés de décisions pour les réunions internes au SGCD
* Appui ponctuel pour assurer l’accueil (physique et téléphonique) dans les services de l’administration territoriale de l’État (préfecture, DDT, DDETS, DDPP) lors des remplacements
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