Office manager

Vous prenez en charge le back-office dans sa globalité : facturation, contrats, suivi des fournisseurs, logistique, communication et outils. Il s'agit d'un poste opérationnel à fort périmètre, central dans le fonctionnement de l'entreprise, avec une dimension relationnelle directe auprès des clients, des consultants et des partenaires. Missions principales Facturation & finances clients - Émission des factures clients et suivi des règlements - Gestion des bons de commande côté vente et achats - Vérification de la cohérence des éléments de facturation - Suivi des encaissements et relances en cas de retard - Interface régulière avec le cabinet comptable - Classement et archivage des documents clients Contrats & bons de commande - Rédaction et suivi des contrats consultants, freelances et sociétés partenaires - Rédaction et suivi des contrats clients - Gestion des bons de commande côté achat - Suivi des timesheets et cohérence avec la facturation - Collecte et transmission des variables de paie au cabinet comptable Suivi des fournisseurs, consultants placés - Onboarding des nouveaux fournisseurs : envoi des kits de bienvenue, ouverture des dossiers, paramétrage administratif - Accompagnement des nouveaux indépendants : conseils pratiques pour se lancer sereinement, statut, démarches, organisation, recommandation des outils que nous utilisons et avec lesquels nous travaillons au quotidien - Suivi de la satisfaction côté fournisseurs et côté clients : prise de température régulière, recueil des retours, remontée des points de vigilance à la direction - Vérification des factures fournisseurs et cohérence avec les bons de commande, contrats et timesheets - Pilotage des paiements fournisseurs, freelances et sociétés partenaires : respect des délais et suivi des règlements - Gestion de la fin de mission : clôture administrative, débrief de fin de mission, archivage Support direction & coordination - Suivi des actions et relances auprès des parties prenantes - Centralisation et diffusion de l'information - Préparation et compte-rendu des réunions - Pilotage de la trésorerie au quotidien Logistique & vie du bureau - Gestion des achats et fournitures nécessaires au fonctionnement - Commandes ponctuelles liées à la vie d'équipe - Coordination avec les prestataires et fournisseurs Communication & événements - Mise à jour des supports commerciaux et de présentation - Contribution à la communication interne et à la marque employeur - Organisation des 2 à 4 événements annuels, séminaires, soirées équipe Outils & automatisation - Structuration et amélioration des process internes - Mise en place et évolution des outils du back-office, Jarvi, Qonto, etc. - Contribution active aux automatisations IA en développement - Suivi et optimisation des abonnements et outils Profil : Expérience & contexte 3 ans d'expérience minimum sur un poste similaire. Une expérience préalable en grande structure est un vrai atout pour comprendre les enjeux côté clients grands comptes. Vision d'ensemble du fonctionnement d'une entreprise : vous comprenez comment les sujets s'articulent entre eux, finance, RH, commercial, outils, et vous savez prioriser en conséquence. Fibre commerciale réelle : à l'aise pour échanger avec un grand compte, un freelance ou un partenaire externe, avec fermeté sur les engagements et diplomatie sur la forme. Posture & façon de travailler Force de proposition : vous identifiez ce qui peut être amélioré et vous le mettez en avant sans attendre qu'on vous le demande. Proactivité et autonomie : vous structurez votre travail de façon autonome et vous avancez, en sachant alerter et communiquer clairement quand c'est nécessaire. Appétence pour les outils et l'IA, avec l'envie de les mettre au service d'une meilleure efficacité collective. Capacité à gérer une charge variable : les semaines ne se ressemblent pas, vous savez ajuster votre rythme et vos priorités en conséquence. À l'aise dans un contexte de petite équipe, avec une grande marge d'action et de responsabilité. Ce poste est fait pour vous si Vous appréciez les environnements à taille humaine, où chaque décision a un impact visible Vous voyez le back-office comme une fonction stratégique, pas comme un rôle d'exécution administrative Vous aimez structurer votre travail vous-même plutôt que recevoir des consignes détaillées Vous considérez les outils, l'automatisation et l'IA comme des leviers concrets, pas comme des accessoires Vous êtes à l'aise dans la relation directe avec des clients exigeants comme avec des consultants en mission Notre culture managériale Disponibilité, confiance par défaut, et un accompagnement réel pour vous permettre de prendre vos marques sur un périmètre large. La confiance est notre point de départ, pas quelque chose qui se gagne après six mois. Vous avez une vraie marge d'action dès le premier jour, dans un cadre exigeant mais bienveillant. Nous disons ce que nous pensons, nous tenons ce que nous disons. C'est l'ADN de Cercar depuis le premier jour, et c'est ce qui rend le poste à la fois engageant et confortable. Candidature Envoyez votre CV accompagné de deux courts paragraphes : - Pourquoi ce poste chez Cercar en particulier - Une situation professionnelle où vous avez eu à signaler une erreur ou un point de blocage à votre hiérarchie, et la manière dont vous l'avez gérée Nous privilégions un ou deux paragraphes sincères à une lettre de motivation standard