Assistant administratif de copropriétés

Assistant administratif de copropriétés, Suresnes

Description du poste et Missions :

Sous la responsabilité de la Responsable du Service Administration Locative et en lien direct avec la Responsable des relations avec les syndics, l’Assistant(e) Administratif(ve) en Copropriété apporte un soutien administratif aux collaborateurs du pôle Copropriété.

MISSIONS :

* Organiser la préparation de la représentation de la société lors des assemblées générales :
o Préparer l’ordre du jour (consignes de vote) et en assurer la diffusion avec la convocation,
o Identifier les destinataires des services, transmettre et solliciter les décisions de vote,
o Coordonner et obtenir les décisions de vote, et informer le Directeur des décisions ayant un impact financier, impliquant un changement de syndic ou toute résolution sensible,
o Transmettre les pouvoirs et décisions de vote aux syndics, en cas de présence ou d’absence.

Être l’interface avec les syndics pour la gestion courante liée aux assemblées générales :

* Obtenir les informations ou décisions nécessaires,
* Servir d’interlocuteur principal entre les services et le syndic.

Suivi des assemblées générales dans le logiciel de gestion :

* Gérer les convocations, procès-verbaux via l’application Copropriété, et leur enregistrement,
* Analyser les procès-verbaux et signaler au Directeur toute décision contraire aux consignes, pouvant impacter les finances ou investissements,
* Mettre à jour régulièrement les informations recueillies (nouveau syndic, dates de mandat, etc.) dans le logiciel.

Support au Directeur et à la Responsable de Service :

* Participer aux projets et missions confiés par le Directeur et la Responsable de Service.

Profil recherché :

FORMATION :

Bac+ minimum, BTS Professions immobilières/BTS SAM, Bachelor gestion immobilière ou Université.

COMPETENCES TECHNIQUES :

* Qualités rédactionnelles,
* Bonne maîtrise des outils informatiques.

COMPETENCES RELATIONNELLES :

* Bon relationnel, rigueur, sens de l'organisation, discrétion.
#J-18808-Ljbffr