Chargé projets évènementiel

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Détails de l'offre

Famille de métiers: Communication > Stratégies de communication

Grade(s) recherché(s): Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s): Ouvert aux contractuels: Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail: Temps complet

Expérience souhaitée: Confirmé

Descriptif de l'emploi

Chargé de projets évènementiel communication

Missions / conditions d'exercice

Contexte : La ville de Caluire-et-Cuire est une commune de plus de 43 000 habitants située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et dynamique, elle compte environ 600 agents permanents et ne cesse de s'interroger sur l’amélioration continue de la qualité du service aux usagers tout en veillant à la responsabilisation, au développement des compétences et au bien-être de ses agents au travail.

Missions :

Activités principales :

Communication

* gestion et mise à jour des bases de données
* recherches d'informations/documents nécessaires au bon déroulement de l'évènement
* relecture des documents de communication (Rythmes, Tous acteurs, flyers, affiches…)

Administratif et financier

* création et mise à jour de base de données prestataires
* élaboration des bons de commandes, suivi commandes

Évènementiel

* participation à l'animation et à l'organisation d'évènements (commande du matériel, préparation des réunions, assistance logistique, montage/démontage…)
* gestion et suivi des dossiers
* gestion des animateurs (recrutement, brief et missions lors des évènements, suivi administratif…)
* aide logistique évènementielle (mise en place, accueil du public, accueil des prestataires, repérage des lieux, réception des livraisons…)
* participation aux réunions d’équipes internes et prestataires externes et réalisation des comptes rendus.
* contribution à l'élaboration de projets (réunions, brainstorming...)
* recherche de prestataires (fournisseurs...) ou partenaires
* gestion du stock de goodies (rangement réserve + création et gestion base données goodies)

Commémorations

* gestion des commémorations (organisation logistique: commande matériel, gestion suivi avec les différents interlocuteurs, gestion du montage/démontage…)

Inscriptions

* gestion des inscriptions habitants (tel et mail): repas de l’amitié, chasse aux œufs…
* gestion des inscriptions bénévoles et Réserve Citoyenne et relances téléphoniques

Activités secondaires :

* aide au montage/démontage des évènements (gestion de la bonne coordination avec les équipes techniques)
* mise à jour agendas
* préparation (à J-1) et rangement (à J+1) du petit matériel bureau (scotch, goodies, talkies walkies, impression dossiers de travail...)
* Mise en place affichage (en amont de l’évènement sur les différents sites de la Ville)
* Mise en place signalétique (sur place lors des différents évènements).

Profils recherchés

Connaissances et compétences

* capacité à travailler de manière minutieuse et organisée
* polyvalence et adaptabilité (capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément)
* capacité à travailler en équipe et au contact d'élus
* respect des dead line (capacité à travailler en urgence)
* permis B indispensable
* bonnes capacités rédactionnelles (rédaction de mails et organisation des idées lors des CR...)
* bonne connaissance des priorités et impératifs du service

Aptitudes et qualités

* bonnes capacités organisationnelles et relationnelles (contact direct avec les différents services et prestataires de la mairie)
* bonne résistance au stress
* bonnes capacités physique / résistance à la fatigue lors des périodes de forte activité

Environnement relationnel

Internes: Sous l'autorité du Responsable Évènementiel, vous êtes chargé-e de l'exécution des plans d'actions relatifs à l'animation et à la communication des évènements organisés par la Mairie de Caluire et Cuire.

#J-18808-Ljbffr