Adjoint à la responsable pédagogique de composante (réf. rpsi46) f/h

Fonctions : Adjoint(e) à la responsable pédagogique de composante Catégorie : A Corps : ASI BAP : J Emploi-type : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative CDD de 3 ans. A pourvoir à compter du 1er février 2026. Mission et objectifs de l’assistant (e) en gestion administrative et pédagogique : L’adjoint(e) à la responsable pédagogique de composante coordonne, sous l’autorité du responsable administratif, les moyens humains et matériels nécessaires à la gestion pédagogique, administrative du pôle pédagogique et participe à la mise en œuvre des actions stratégiques du projet d’établissement en matière de formation. Elle/il assure l’encadrement des gestionnaires du service scolarité. En cas d’absence de la responsable de pôle elle/il assure l’encadrement de l’ensemble des gestionnaires affectés au pôle pédagogique ainsi que la gestion administrative du pôle. Elle/il contribue à la mise en œuvre d’une démarche d'amélioration continue des processus internes. Missions transversales : Assurer la conduite du pôle pédagogique et de ses projets, organiser l’appui à l’équipe pédagogique et scolarité, prendre en charge les aspects administratifs et logistiques, diffuser l’ensemble des informations nécessaires au bon fonctionnement du pôle et mettre en œuvre les décisions issues de la politique de l’école Préparer les documents nécessaires aux diplômés Organisation des événements de l’école (accueil des primo-entrants, journée portes ouvertes, entretiens de recrutement, journées de soutenances de stages…) Gestion administrative et pédagogique : Suivre l’agenda des formations et anticiper les besoins Proposer des outils uniformisés de gestion administrative et rédaction de documents et procédures pour améliorer le fonctionnement du pôle pédagogique Coordonner l’archivage des documents du pôle Assurer la gestion pédagogique du pôle en assistant la responsable (candidatures, inscriptions administratives et pédagogiques, enseignements, gestion et suivi des stages, organisation des emplois du temps, affectation des salles, gestion des notes, préparation des pré-jurys et jurys en vue des délibérations de jurys, remontée des notes et résultats dans Apogée) Concevoir et alimenter les tableaux de bord sur l’activité du pôle Management : Assurer l’encadrement des agents du service scolarité En cas d’absence de la responsable, assurer l’encadrement de l’ensemble des gestionnaires affectés au pôle Accueillir et former les nouveaux collaborateurs au sein du pôle pédagogique Accompagner les personnels dans l’usage des outils informatiques utilisés au sein de l’école ou de l’Université Encadrement : OUI (service scolarité (2) et en cas d’absence de la responsable de pôle toute l’équipe du pôle pédagogique (5) ) Nb agents encadrés par catégorie : 5 B Conditions particulières d'exercice : Les services de l’école s’organisent autour des enseignements qui se déroulent entre 8h30 et 18h00. Les horaires de travail seront organisés afin d’assurer une continuité de service public. Connaissances transversales requises : Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université Compréhension des enjeux de l’enseignement supérieur et la politique de Sorbonne Université en matière de formation Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle Compréhension et expression écrite et orale de l’anglais souhaitée Savoir-faire requis : Coordonner et animer une structure et encadrer une équipe Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans les domaines de la scolarité (gestion administrative et pédagogique), les appliquer et les faire appliquer Utiliser les outils informatiques (poste de travail, messagerie électronique, bases de données, etc.) Maîtriser les logiciels de bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) Élaborer et rédiger des comptes rendus, des notes d’informations techniques ou réglementaires de manière synthétique Planifier ses activités et s’organiser en tenant compte des contraintes et des échéances Gérer les priorités et hiérarchiser les tâches Rechercher, traiter, exploiter et classer les informations Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service Accueillir les populations concernées S'exprimer de façon claire et concise Savoir-faire spécifique au poste : Savoir s’approprier et maîtriser différents logiciels de gestions propres à l’école et à l’université : un logiciel de scolarité (absences, notes) et de planification (salles et emplois du temps), un logiciel pour la gestion des stages des étudiants, un outil d’enquêtes en ligne ; les logiciels utilisés seront amenés à évoluer dans le temps Travailler en équipe et en collaboration avec le pôle pédagogique et la responsable Informer et rendre compte Mettre en œuvre les décisions de la direction Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Connaissance des étapes d’une démarche qualité et de méthodologie de rédaction de procédures Savoir être : Rigueur, organisation, réactivité, dynamisme, esprit d’équipe, adaptabilité, confidentialité Autonomie, prise d’initiatives Favoriser le travail en équipe Avoir des qualités relationnelles, écoute, disponibilité, discrétion, adaptabilité Avoir le sens du service public Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche. Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€. Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr Polytech Sorbonne est l’école d’ingénieurs interne à Sorbonne Université. Elle délivre 8 diplômes d’ingénieur accrédités après avis de la Commission des Titres d’Ingénieurs (CTI) dans les domaines de la chimie des matériaux, de l’électronique-informatique, du génie mécanique, de la robotique, des sciences de la Terre, des mathématiques appliquées et de l’agroalimentaire. L’école accueille plus de 900 élèves dont 350 sous statut d’apprenti. Composé de 5 gestionnaires et d’une responsable de pôle, le Pôle Pédagogique assure au quotidien la gestion administrative liée à la scolarité des élèves. Les missions du pôle couvrent le recrutement et l’inscription des élèves, l’élaboration des emplois du temps, l’organisation des examens et jurys, le suivi des stages… Les gestionnaires pédagogiques sont en charge d’une ou de deux spécialités et sont à même d’intervenir sur les autres spécialités en cas de besoin. Localisation : Campus Pierre et Marie Curie – Bâtiment Esclangon (3ème étage) – BC 135 – 4 place Jussieu 75252 Paris Cedex 05