Au sein de notre établissement, nous recherchons un(e) Gestionnaire de la Suppléance pour rejoindre notre équipe et assurer la continuité des soins et des services en garantissant la présence du personnel nécessaire en cas d'absence (maladie, congés, etc.) ou de besoin temporaire de renfort.
Missions principales :
1. Gestion des absences et des remplacements (CDI et CDD)
Participer en collaboration avec l'encadrement à la gestion des remplacements des soignants en CDI et CDD sur l'ensemble des services d'hospitalisation.
Coordonner et valider les demandes Staffelio initiées par l'encadrement des services.
Alimenter l'outil informatique permettant de visualiser le prévisionnel de l'activité dans les services et participer aux points d'activité.
Participer au recensement des référentiels de compétences des soignants pour une gestion optimale des remplacements.
Proposer des optimisations de plannings pour faciliter et rendre plus efficient le processus de remplacement.
2. Gestion des relations avec les agences d'intérim
- En collaboration avec l'encadrement, assurer les demandes de remplacements et leur suivi auprès des agences d'Intérim pour pallier l'absentéisme et les besoins en renfort ponctuel. Être l'interlocuteur privilégié de nos agences partenaires.
- Valider les commandes d'intérim en vérifiant la compatibilité des compétences des candidats avec les besoins de l'établissement.
- Assurer le suivi des heures réalisées par les intérimaires avec les cadres chaque semaine afin de sécuriser la facturation.
- Participer à l'optimisation du planning des intérimaires dans un objectif de fidélisation.
3. Planification du Pool de Remplacement et des Apprentis
- Assurer l'affectation des membres de l'équipes du pool sur les services de la polyclinique en tenant compte des besoins et des priorités.
- Renseigner les plannings des salariés du pool sur le logiciel de gestion du temps de travail (congés, absences, heures supplémentaires).
- Planifier les heures des apprentis pendant leurs périodes de vacances scolaires, en respectant les besoins du service et de l'établissement.
4. Gestion administrative des astreintes des cadres soignants
- Assurer la mise à jour et la mise à disposition du classeur d'astreintes pour les week-ends des cadres soignants.
- Identifier et renseigner les tableaux permettant de connaître les équipiers de première intervention et en assurer le suivi en cas d'absence.
5. Participation aux missions de la Direction des Soins Infirmiers
- Assister le DSI dans la gestion des tâches administratives RH : (saisie des congés, des heures supplémentaires, des absences, montage des conventions de stage avec les RH...) et dans l'organisation de son agenda.
- Participer à certaines réunions relatives à l'organisation des soins.
Profil recherché :
Formation : Bac +2 minimum en gestion des ressources humaines, administration, ou domaine similaire.
Expérience : Une expérience de 2 ans dans la gestion des remplacements, la gestion de plannings ou la gestion d'intérim idéalement en milieu hospitalier ou clinique est un atout.
Compétences :
- Maîtrise des outils informatiques. Une connaissance d'Excel, Outlook, Octime, Staffelio seraient un plus.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique avec un fort degrés d'urgence, en faisant preuve de flexibilité et d'adaptabilité face aux imprévus.
- Rigueur et attention aux détails.
- Aisance relationnelle, sens du travail en équipe.
- Connaissance des environnements hospitaliers et des contraintes liées au secteur de la santé est aussi un plus.
Pourquoi nous rejoindre ?
- 13e mois (selon conditions en vigueur) + prime assiduité
- Pass Salarié TBM : tarif avantageux pour vos trajets
- Participation de l'employeur à hauteur de 79% sur la mutuelle + Séances d'ostéopathie offertes + Massages de 15 min sur le temps de travail + self + CSE
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