Vos missions en quelques mots Au sein de la Direction du Cabinet, apporte une aide permanente au en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Accueil téléphonique et physique au secrétariat Gestion des commandes de fournitures Gestion des plannings de congés des agents du service Gestion du courrier du service Organisation et planification des réunions Recherche et diffusion d'informations Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique Suivi des projets et activités du service Suivi des tableaux de bord Profil recherché SAVOIRS : Circuits et procédures administratives et procédures du service Organisation et fonctionnement de la collectivité départementale et des collectivités partenaires du service Tableaux de bord et outils de planification et suivi Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, ) SAVOIRS FAIRE : Gérer les activités du secrétariat Gérer les agendas des agents du service Prioriser et diffuser les informations dans le service Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion SAVOIRS ÊTRE : Ecouter les directives et mettre en oeuvre les consignes de travail Organiser son travail de manière autonome et avec méthodologie Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées
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