Secrétaire du cabinet de la présidence (h/f)

À propos de nous

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.


Mission

Le Président de l'Université est assisté par un Directeur de Cabinet, des vice-présidents, des chargés de mission, et par le directeur général des services, qui forment l'équipe de gouvernance. Le Cabinet est composé d'une directrice de cabinet, du Chef de Cabinet, et de 3 secrétaires.

Le/la secrétaire du Cabinet de la présidence est hiérarchiquement et fonctionnellement rattaché(e) au Chef de Cabinet. Il/Elle est aussi un appui administratif pour le Directeur de Cabinet et peut être amené(e) à travailler directement avec le Président. Il/Elle assure des fonctions polyvalentes de secrétariat technique et logistique. Il/Elle met tout en œuvre pour assurer le bon déroulement quotidien de l'agenda du Président. Ses activités sont articulées à celles des secrétariats du DGS et des Vice-Présidents. Il/Elle est l'interlocuteur privilégié avec les vice-présidences centrales de l'université. Loyal(e) et discrèt(e), il/elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif.



Activités principales de l'agent :

* Mettre en œuvre l’agenda du Président, contrôler et suivre les échéances, mettre en oeuvre le calendrier des conférences budgétaires

* Organiser les déplacements professionnels et les réunions, manifestations du Président, soutien technique et logistique

* Etablir les OM, bons de commande et liquidation des frais de déplacements du Président, Directeur de cabinet et des VP Centraux en représentation pour le Président

* Organiser la représentation du Président dans ses mandats extérieurs et aux conseils des structures internes / gérer les renouvellements de mandats

* Suivre le budget de la présidence (relevé dépenses carte achat, véhicule…)

* Répondre aux demandes d'information endogènes et exogènes relevant de son périmètre

* Traiter le courrier postal

* Contrôler les parapheurs mis à la signature du Président, en assurer la bonne circulation

* Coordonner le dispatching des recours étudiants reçus à la présidence, suivre les recours/demandes portées par les politiques et les réponses adressées par les composantes et la DAJI

* Actualiser le carnet de contacts du Président

* Appui administratif ponctuel pour les Vice-Présidents centraux


Conditions particulières d'exercice :

Les activité listées sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité, et une disponibilité importante


Profil

Compétences attendues :

* Faire preuve d'adaptabilité dans sa communication en ajustant son discours en fonction du niveau et des attentes de ses interlocuteurs

* Maîtrise des outils bureautiques (packOffice, messagerie, agenda, internet... )

* Maîtrise des outils de l'établissement

* Maîtrise des techniques de secrétariat, gestion administrative, accueil, classement

* Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable

* Sens de l’organisation, de l’anticipation, implication en étant proactive

* Savoir rendre compte

* Curiosité intellectuelle

* Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini

* Connaitre les différentes délégations de signature et leur périmètre



Connaissances :

* Connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement de l'enseignement supérieur

* Connaissance des procédures internes et savoir les appliquer

* Connaissance des droits et obligations des agents publics Parfaite connaissance de l'organisation de l'établissement



Savoir être :

* Sens aigu de la diplomatie et de la confidentialité / discrétion

* Excellentes qualités relationnelles, disponibilité et sens du service et de l'accueil

* Rigueur / Fiabilité / Autonomie / Réactivité / capacités d’adaptation

* Sens relationnel / esprit collectif / polyvalence



Poste à pouvoir dès le 15/05/2025

Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie C

Rémunération mensuelle brute: 2051€

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

* 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,

* la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...

* l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua

* l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,

* possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)

* restauration sur le campus avec une participation financière de l’université