Office manager, brainvalue, temps partiel, f/h

En avril 2023, Brain Value a intégré le groupe Ifop, renforçant ainsi son positionnement stratégique sur le marché.

Le poste :

Nous recherchons un(e) Office Manager à temps partiel en CDI pour accompagner notre développement et veiller au bon fonctionnement de la vie de bureau au quotidien. Vous occuperez un rôle central, en lien avec les différentes équipes internes, et contribuerez activement à créer un environnement de travail fluide, accueillant et bien organisé.

Votre mission :

Sous la responsabilité du PDG et de l’équipe de direction, vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion quotidienne de la vie du bureau et le bon déroulement des activités internes. À ce titre, vos missions comprendront :

1. Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs (Coordination avec l’équipe IT pour la configuration du matériel informatique, remise du badge et de l’ordinateur, briefing sur les outils internes, visite des locaux et présentation des équipes le jour de leur arrivée) ;
2. Aménagement des postes de travail (installation, tests de matériel, vérification de la configuration Mac, etc.) ;
3. Accueillir les clients, les fournisseurs et les autres visiteurs ;
4. Assistance aux études – gestion du matériel d’étude (envoi et réception des produits – DHL, La Poste, Réception et distribution des courriers) ;
5. Services généraux BV (fournitures, etc.) ;
6. Réservation des salles de réunion ;
7. Organisation des Brainlunches mensuels (vérification des invités, repas, connexions…);
8. Réservation des déplacements professionnels (avion, train, hôtels) avec vérification de la politique de voyage ;
9. Organisation des CODIR (gestion des agendas et leur assister si besoin) ;
10. Organisation des événements BV (pots, soirées, apéritifs, séminaires, team building) ;
11. Organisation des conférences extérieures (réservation de salle, gestion des invitations et du fichier client) ;
12. Assistanat du Comité de Direction pour toute demande ad’ hoc.

Cette liste est non exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction des besoins de l’entreprise.

Profil recherché :

13. Formation : titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2 minimum en assistanat de direction, administration, office management ou équivalent.
14. Expérience : Minimum 3 ans sur un poste similaire.

Compétences :

15. Excellent sens de l’organisation, grande rigueur et autonomie ;
16. Capacité à gérer les priorités ;
17. Sens du service, réactivité, très bon relationnel et aisance à l’oral ;
18. Bonne présentation, souriant(e) et doté(e) d’un grand sens du service ;
19. Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel, Word, PowerPoint)
20. Maîtrise courante de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral ;
21. Capacité à gérer les priorités et à faire preuve de discrétion ;
22. Esprit d’équipe et dynamisme.