MISSION PRINCIPALES :
Sous l'autorité du Directeur d'établissement et du Chef de service, en lien avec les différents membres de l'équipe et les résidents, il/elle traite gère le service administratif et transmet l'information entrante et sortante, réalise le traitement administratif de dossiers pour le compte de plusieurs services et sous le responsable selon l'organisation de l'établissement. Il/elle prend en charge le suivi complet de dossiers administratifs.
Il/elle organise le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications ; contribue à la gestion de dossier spécifique en collaboration avec les équipes, est affecté(é) à des activités de gestion administrative de dossiers usagers.
SAVOIR - FAIRE :
Réaliser les tâches administratives
Réaliser les documents administratifs (courriers, mails, constitution dossier informatique de l'usager)
Réaliser des documents administratifs nécessaires à l'organisation du service, organiser le classement et archivage
Assurer le secrétariat du cadre hiérarchique
Formaliser les différentes étapes du projet personnaliser
Préparation et diffusion des comptes rendus des réunions de services
Frappe et mise en forme de documents (rapports, notes, courriers.)
Participation à l'élaboration des plannings des équipes en lien avec le cadre
Prise de contact avec les partenaires sociaux
Préparation de dossiers techniques à la demande du cadre hiérarchique
Participer à l'accueil physique et téléphonique
Réception du courrier arrivé du service, répartition du courrier,
Suivi des appartements du service
Accueillir et orienter les usagers, le personnel et les professionnels
Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants
Gestion informatique en lien avec les informaticiens
SAVOIR ETRE :
Très bon relationnel
Autonome, esprit d'initiative,
Adaptabilité
Capacité d'organisation
Discrétion, rigueur
Bonne capacité de management
Esprit d'équipe et travail en équipe
Méthode et organisation
Connaissance appréciée du secteur de la protection de l'enfance et du
fonctionnement des services sociaux ou médico-sociaux.
Permis B exigé dans le cadre des missions confiées
Déplacement sur Saint Gaudens et autres lieux
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