Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs d’activités : énergies, mines, pharmacie, chimie, défense, ferroviaire, agroalimentaire, automobile, aéronautique, spatial, collectivités… Ses 14 000 collaborateurs, en France et à l’international, assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d’installations industriels. Cette stratégie est basée sur un système de valeurs, le « Made in Ortec », qui place la sécurité, l’innovation et la formation au rang de priorités.
Les missions décrites ci-après sont gérées en binôme avec une autre assistante (en gras les tâches les plus récurrentes) :
* Facilitation des activités et de la logistique :
o Gestion des déplacements, réservation des billets et de l’hébergement en cas de déplacements groupés
o Commande de matériel et fournitures
o Suivi des fournitures (réception et stockage des commandes)
o Gestion des fournitures (suivi du stock et des besoins)
o Suivi des demandes liées à l’Immobilier (outils interne + Excel)
* Gestion d’évènements
o Organisation matérielle de réunions, séminaires, plénières ou autres événements : planification, invitations, réservation des espaces, demandes des devis de restauration, appui logistiques (émargement, badges, coordination des intervenants, ...)
o Gestion et commande des demandes de séminaires / évènements (notamment demandes de restauration, plateaux repas, petits déjeuner)
o Organisation des Cafés du SI (planification, invitations, points logistiques si besoin)
o Contrôle des factures associées à ces prestations
* Communication
o Communication institutionnelle du pôle
o Envoi de mails d’informations généraux
o Mise à jour des sites SharePoint sur les informations générales (logistique, administratif, ...)
o Affichages dans les locaux
o Communication interne / évènementiel
o Création et modifications de documents (Word, Powerpoint…)
* Gestion des arrivées et départs
o Création et suivi du dossier administratif du nouvel arrivant
o Accueil et accompagnement le jour de l’arrivée
o Préparation des goodies (pour les agents)
o Envoi d’un mail de bienvenue avec des liens utiles au nouvel arrivant
o Mise à jour du Trombinoscope en fonction des mouvements
Les incontournables :
* Bonne maîtrise d’EXCEL (tableaux croisés dynamiques, formules simples)
* Capacité à rédiger des mails de communication (bon orthographe, esprit de synthèse)
* Sens du service et de la relation
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