La ville de Maisons-Laffitte recherche activement un(e) coordinateur(trice) opérationnel vie associative et équipements H/F; dans ce cadre vos missions seront les suivantes :
1. Gestion des demandes d’équipements et planification
* Élaborer les plannings annuels (associations, scolaires) d’utilisation des équipements en concertation avec la Direction
* Organiser, saisir et contrôler les réservations dans le logiciel GMA, nombreux ajustements en cours d’année (urgences, compétitions, récurrences scolaires…)
2. Référent opérationnel de la vie associative
* Assurer le lien régulier avec les associations : écoute des besoins, accompagnement logistique, réunions de suivi
* Suivre les demandes de matériel, buvette et prestations complémentaires
* Recenser les demandes des associations en termes de communication (différents supports municipaux)
* Préparer et transmettre les éléments de coûts (fluides, locations…) pour facturation
* Gérer un tableau de bord reprenant le coût de revient de chaque mise à disposition/ événement ou manifestation
3. Administration des relations avec les associations
· Suivi administratif des dossiers associatifs (contrats d’engagement républicain, attestations d’assurances, conventions-constitution, modifications, relances…)
· Collecte, tri et mise en forme des documents liés aux demandes de subvention
· Préparation et suivi des courriers, notifications, échanges administratifs.
4. Suivi logistique des équipements et coordination opérationnelle
* Collaborer à l’organisation des petites manifestations associatives hébergées dans les installations sportives.
* Veiller à la bonne compréhension des activités associatives qui se déroulent au sein des équipements par les agents qui travaillent sur site
* Recenser les besoins matériels par site.
o Assurer l’interface avec le CTM (demandes de matériel), le coordinateur technique des installations sportives et les agents techniques des sites et le service État civil (débits de boisson)
5. Gestion des sollicitations des utilisateurs des équipements sportifs
* Traiter la boîte mail « associations » en lien avec la Responsable Administrative et Financière et la Directrice du service.
* Répondre aux demandes quotidiennes des utilisateurs des équipements sportifs.
6. Accompagner le développement associatif – Premier niveau d’information
· Renseigner les usagers sur les formalités de création d’association (rédaction des statuts, déclaration, organisation interne).
· Accompagner les associations dans la mise en place d’un fonctionnement conforme aux obligations légales, réglementaires et financières.
· Orienter les associations vers les services compétents (juridique, financier, équipements municipaux, partenaires institutionnels) en fonction de leurs besoins.
ACTIVITES SPECIFIQUES :
* Participation aux projets événementiels de la Direction Jeunesse–Sport–Associations.
* Participation à toute activité nécessaire au bon fonctionnement du service.
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