Secrétaire pédagogique h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationIFCSPrésentation du service

L'Institut de Formation des Cadres de Santé (IFCS) fait partie du département de la Formation Continue et du Développement Professionnel Continue (DPC) rattaché à la Direction des Ressources Humaines. Ce département a pour mission la formation continue de professionnels de l'AP-HP.

L'IFCS de l'Assistance Publique - Hôpitaux de Paris est une structure institutionnelle avec une tutelle régionale (ARS et DRIEETS).

L'IFCS est agréé pour 185 étudiants et prépare les professionnels paramédicaux, de 7 métiers différents, à exercer la fonction cadre de santé soit en service hospitalier, soit en centre de formation. La formation se déroule sur 10 mois et permet d'obtenir le diplôme cadre de santé, et un Master soit QSPS, soit IFS - LEPS Université Sorbonne Paris Nord.
Vos missions
Participer à la gestion administrative et suivi de la scolarité des étudiants en Formation Initiale

Gestion du secrétariat pédagogique,Participe au pilotage, la mise en oeuvre, des processus P3 et P4

Gestion administrative des étudiants en Formation Initiale

- Gestion des stages

- Organisation de la scolarité (Badges, étiquettes casiers étudiants, trombinoscope)

- Enquête DREES

Relations et communication

- Interlocuteur des étudiants pour la gestion des documents administratifs et pédagogiques

- Communication avec les différents partenaires (GH, référents de stages )

- Mise en ligne de documents et informations sur Formaphp

Activités administratives

- Elaboration des cahiers de TD

- Courrier pour les intervenants

- Mise à jour des bases de données

Gestion des stages

- Collaboration au recensement des terrains de stage

- Élaboration des tableaux d'affectation (Excel)

- Communication avec les référents de stage (étudiants affectés, etc..)

- Gestion des conventions de stage (word, Excel)

- Gestion des fiches de stage

Evaluations des modules

- Courriers aux membres des jurys

- Préparation des grilles d'évaluation et des dossiers par épreuves

- Accueil des jurys

- Scanner les grilles d'évaluation puis enregistrement sur le « G » partagé

Partenaire des Processus 3 et 4 dans le cadre de la certification de l'IFCS

- Sensibiliser les acteurs des processus

- Encourager les bonnes pratiques

- Communiquer vers toutes les personnes concernées par le processus et ses interactions

- Participer à la satisfaction des parties intéressées bénéficiaires du processus et communiquer avec eux

- Proposer des outils qui permettront de piloter et garantir la performance du SMQ
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
Capacité à s'organiser et à organiser
Capacité à prioriser ses activités
Capacité à prendre des initiatives
Confidentialité et discrétion
Capacité à travailler en équipe
Capacité à rendre compte
Capacité à s'adapter
SAVOIR FAIRE REQUIS
Aptitude relationnelle
Maîtrise des outils bureautiques Word et Excel, du courrier électronique (Outlook)

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Connaissance de l'organisation de l'Institution
Connaissance de l'organisation d'un institut de formation pour adulte

PRE-REQUIS
Expérience de secrétariat
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail9h - 17h TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HPUne procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés; TL possible en fonction de la mission 75 % du NAVIGO remboursé Accès aux activités sociales et culturelles de l'AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs ) et aux réductions de HOPTISOINS Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
Description de l'hôpital L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission. Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !Référence de l'offre2