Experte de l'état-civil

Description Située au cœur de la vallée de la Seine à la lisière de l’Île-de-France et aux portes de la Normandie, pivot de l’Axe Paris-Rouen-Le Havre, Mantes-la-Jolie se partage entre un Centre-ville dense économiquement, des espaces résidentiels et des grands ensembles en pleine métamorphose. Sous l’autorité du Directeur État-Civil et Relations Citoyens, vous occupez un rôle stratégique d’expert métier, avec des responsabilités équivalentes à celles d’un chef de service. Véritable référent en matière d’état civil, vous accompagnez la direction et les équipes dans la définition et la mise en œuvre des orientations stratégiques du service. Vous pilotez l’activité sur trois sites (Hôtel de Ville et deux mairies annexes) et veillez à garantir une qualité de service irréprochable aux usagers, dans une démarche fondée sur l’écoute, la proximité et l’exigence du service public. Vous participez également activement à la démarche qualité ISO 9001 version 2015 et contribuez à l’amélioration continue des pratiques et de l’organisation. Mission Expertise et sécurisation des actes d’état civil Vous apportez votre expertise réglementaire dans le traitement des dossiers liés à : Naissances Mariages Reconnaissances Changements de nom et de prénom Déclarations conjointes de choix de nom Décès Livrets de famille Mentions et auditions Tenue des registres d’état civil Garant de la conformité juridique des actes, vous assurez une veille réglementaire active et veillez à l’application des évolutions législatives et réglementaires auprès des équipes. Vous animez des réunions de service afin d’informer, accompagner et sécuriser les pratiques professionnelles. Pilotage et qualité de service Vous contribuez au pilotage de l’activité et à l’amélioration continue du service : Suivi et mise à jour des procédures Conception d’outils de pilotage et tableaux de bord Élaboration des bilans d’activité Participation à la démarche qualité ISO 9001 Coordination avec les partenaires institutionnels Vous veillez également à offrir aux usagers un accueil de qualité, fondé sur l’écoute, l’accompagnement et la satisfaction du public. Management et accompagnement des équipes Vous encadrez et animez une équipe d’environ 15 agents répartis sur plusieurs sites. À ce titre, vous : Organisez et planifiez l’activité Accompagnez la montée en compétences des agents Favorisez la polyvalence et la cohésion d’équipe Assurez le suivi et le contrôle des activités Conduisez le changement et impulsez une dynamique collective positive Missions complémentaires Participation à l’organisation des scrutins électoraux Contribution aux actions de formation interne Célébration des mariages Participation ponctuelle aux besoins transversaux de la direction Profile Vos compétences Excellente maîtrise du droit de l’état civil et du cadre réglementaire des collectivités territoriales (Code civil, CGCT…) Expérience obligatoire en état-civil Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel métier ARPEGE MELODIE Expérience confirmée en management d’équipe Capacités d’organisation, d’analyse et de pilotage Sens du service public et respect du devoir de réserve Vos qualités humaines Diplomatie et discrétion Sens de l’écoute et du dialogue Rigueur et réactivité Capacité à fédérer et travailler en transversalité Adaptabilité et force de proposition Gestion sereine des situations sensibles ou urgentes Conditions d’exercice Poste basé sur plusieurs sites : Hôtel de Ville Mairie de quartier du Val Fourré Mairie de quartier de Gassicourt Déplacements ponctuels entre les sites Permanence possible aux guichets selon les besoins du service Horaires variables du lundi au samedi selon les plages d’accueil du public Port d’une tenue professionnelle