Assistant(e) administrative dans le domaine des bâtiments - h/f

Présentation du poste

Dans le cadre de sa politique patrimoniale relative aux collèges publics et bâtiments départementaux, le Conseil départemental de la Haute-Savoie a développé une démarche ambitieuse de qualité, de développement durable, d'économies d'énergie et d'adaptation des conditions d'enseignement et de travail concrétisée dans son Plan Pluriannuel d'Investissement évalué à plus d'un milliard d'euros sur 8 ans.

Les équipes de la direction des Bâtiments et Moyens oeuvrent au quotidien pour la construction et la maintenance des 500 bâtiments départementaux.

L'unité Coordination Administrative (UCA), composée de six agents, accompagne les directions adjointes opérationnelles de la Direction des Bâtiments et Moyens.

En intégrant l'UCA, vous aurez l'opportunité de découvrir la richesse de cet environnement à la fois technique et administratif.

Missions principales

Au quotidien, vous :

1. Traitez des dossiers et saisissez des documents :

Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers ;

Rédactions de documents administratifs (ex : compte-rendu de réunion) ;

Enregistrement et envoi de pièces de marchés, des autorisation d'urbanisme, ordres de service, déclaration d'autorisation de travaux, permis de construire, PV de réception et de levées de réserves, déclaration d'ouverture de chantier... ;

Intégration dans la bibliothèque électronique du Département (GED) des pièces d'exécution des marchés (ordres de service, actes spéciaux de sous-traitance...).

2. Effectuez l'accueil téléphonique :

Réponse aux appels téléphoniques et prise des messages ;

Recueil des informations nécessaires pour appréhender le niveau d'urgence de la demande ;

Recherche et diffusion des informations ;

Orientation, conseil du public vers l'interlocuteur ou le service compétent.

3. Gérez l'information, assurez le classement et l'archivage de documents :

Mise à jour du répertoire téléphonique de la Direction ;

Diffusion de manière ciblée des articles de presse relatifs à la Direction ;

Référent pour la mise à jour de l'intranet pour les informations concernant la Direction, en étroite collaboration avec la responsable de l'unité ;

Gestion des abonnements de la Direction, en lien avec le services et la Direction des Affaires Juridiques.

4. Planifiez et assurez le suivi :

Gestion de la petite logistique du service (commande de fournitures, etc) ;

Référent de la Direction pour la supervision du pool des véhicules de la Direction ;

Participation à l'organisation logistique d'évènements pour la Direction (teambuilding, ateliers d'intelligence collective...) ;

Si besoin, organisation logistique des réunions.

Profil recherché

Grâce à votre curiosité, votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre dynamisme, vous maîtriserez, à terme, l'organisation d'une direction opérationnelle.

Pour réussir sur ce poste, vous disposez des compétences suivantes :

5. Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite (grammaire, orthographe, syntaxe) et qualités rédactionnelles ;

6. Qualités relationnelles ;

7. Logiciels de bureautique ;

8. Procédures administratives ;

9. Techniques d'accueil et d'écoute active ;

10. Sens du travail en équipe et partage de l'information ;

11. Capacité à prioriser son travail et à respect des délais.

Vous avez envie :

12. De découvrir un environnement varié et technique

13. D'intégrer une Direction dynamique et solidaire

Vous êtes connu(e) et apprécié(e) pour l'importance que vous accordez à une communication fluide, pour votre capacité à être constructif et de bonne humeur !

Ce poste est basé à Annecy, au coeur du centre-ville offrant un beau cadre à proximité du lac, et la possibilité de stationner dans un parking de la collectivité. Travailler au Département de la Haute-Savoie, c'est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.

Vos avantages en rejoignant notre collectivité :

14. Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)

15. Rémunération statutaire à laquelle s'ajoute une indemnité de sujétions et d'expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA)

16. Possibilité de télétravail en fonction des besoins du service

17. Titres restaurant d'une valeur faciale de 7,50EUR (participation à hauteur de 4,50EUR par la collectivité)

18. Comité des OEuvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)

19. Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)

20. Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)