Description :
Mission principaleSous la responsabilité du Responsable innovation, vous devrez coordonner les activités de gestion du département sur le plan administratif et logistique et en assurer le secrétariat.Activités principalesGérer la réception et assurer le suivi des dossiers soumis aux appels à projets :Vérification de la conformité des projets de recherche et allocations de recherche déposés dans la plateforme d'appels à projets Apogée, vérification et rectification des budgets saisis, suivi des signaturesSaisie et gestion de bases de donnéesSuivi administratif des projets financés, des modifications budgétaires et recueil de rapports d'activitéOrganiser les réunions d'évaluation de projets et d'animation scientifique :Soutien administratif et logistique aux chercheurs (province et étranger) membres des comités scientifiques sectorielsCommunication (Mailing) auprès de la communauté scientifiqueOrganisation des déplacements et missions : réservations d'hôtels et voyagesGestion des missions, bons de commandes, notes de frais, fiches d'honorairesDiffusion des réunions d'animation, mise en forme des programmes, suivi des inscriptionsPréparation et gestion logistique des réunions (réservation de salles, commandes de plateaux repas, liste des participants, accueil des invités)Assurer le secrétariat du département :Accueil et renseignements téléphoniquesRédaction et gestion du courrierMise en forme et diffusion de documents et supports de réunion, comptes rendus et rapportsMise en place d'une arborescence informatique pour le départementMise d'outils informatiques de partage des donnéesMise en forme des présentations et communications scientifiques du départementGestion du budget du département et des missions du personnel, commandes de matériel et réceptionCompte-rendu budgétaire en fin d'année sous la supervision du responsable du département
Profil recherché :
ConnaissancesConnaissance en gestion et fonctionnement de la fonction publique appréciéeConnaissance du milieu de la recherche et expérience de secrétariat scientifique fortement appréciéesSavoir-faireMaîtrise des logiciels Word (dont publipostage), Excel, Powerpoint, messagerie et InternetCompréhension de l'anglais (écrit et parlé)Qualités rédactionnelles requisesGestion de la confidentialité des dossiersCapacité d'organisation, gestion des priorités, contraintes et imprévusAptitudesSens de l'analyse, rigueurAdaptabilité, aisance relationnelleTravail en équipeMotivation, esprit d'initiative, d'anticipation et sens de la hiérarchieExpérience(s) souhaité(s)3 à 5 ans minimum avec expériences en évènementiel et suivi budgétaireNiveau de diplôme et formation(s)BAC + 2 Assistanat de direction
Experience: Expérience exigée
Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
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