Office manager - services intérieurs et service hse (h/f)

À propos de nous

Offre d’emploi d’Université Paris Cité

UMR_S 1163 IHU IMAGINE - Institut des maladies génétiques

Rejoindre Université Paris Cité

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.


Mission


RESUME DU POSTE

Dans le cadre de la mutualisation des services mis à la disposition des laboratoires, le département « Services intérieurs » regroupe 7 agents de laverie qui permettent le bon fonctionnement des laboratoires, avec notamment la prise en charge de la laverie, des déchets, de l’azote, du magasin. Ces missions sont essentielles pour les laboratoires de recherche et leur permettent de se consacrer à leurs travaux de recherche tout en ayant un service de qualité mis à leur disposition. Également au sein de la plateforme L’Office Manager sera recruté(e) au sein de l’équipe des Services Intérieurs (UMR1163/Institut Imagine), il/elle aura pour missions principales de prendre en charge la gestion administrative et budgétaire du service, d’assurer le lien avec les prestataires et le suivi des équipements scientifiques, ainsi que la gestion quotidienne de l’équipe en lien avec la Responsable du service. Il/elle sera amené(e) à réaliser une partie de ses missions pour le Service HSE.e.




PRESENTATION DE LA DIRECTION / STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Créé à l’initiative des chercheurs et médecins de l’Hôpital Necker – Enfants malades, l’Institut hospitalo-universitaire (IHU) des maladies génétiques Imagine développe des programmes scientifiques fondés sur une continuité entre recherche fondamentale, recherche clinique et soins innovants sur les maladies génétiques et les prédispositions génétiques aux maladies fréquentes, de l’enfance à l’âge adulte. Cet IHU est porté par l’Institut Imagine, fondation de coopération scientifique ayant pour ambition d’accélérer la recherche en l’organisant au plus près du malade afin d’apporter les solutions diagnostiques et thérapeutiques attendues par les patients et leurs familles.




MISSION ET FONCTIONS

* Gérer les commandes en lien direct avec les fournisseurs : demandes de devis, commandes sur budgets privés et publics, suivi des réceptions, relances fournisseurs ;

* Assurer le suivi des budgets ;

* Organiser les plannings de travail des membres de l’équipe ;

* Participer au service livraisons en soutien à l’équipe ;

* Répondre aux demandes des laboratoires, traiter et diffuser les informations auprès des utilisateurs ;

* Préparer les maintenances et les vérifications réglementaires des équipements, assurer leur suivi : recensement des besoins auprès des équipes, contact fournisseurs, commandes, accueil des prestataires, suivi des interventions ;

* Mettre à jour et suivre l’inventaire des équipements de l’Institut ;

* Participer à la rédaction et la mise en forme de procédures ou modes opératoires ;

* Participer au suivi annuel des plans de prévention ;

* Organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus à destination des participants ;

* Participer à la gestion des déchets dangereux de l’Institut en lien avec les prestataires :

o Déchets chimiques : approvisionnement des consommables et des étiquettes, décompte des stocks de consommables, décompte des déchets à éliminer ;

o Déchets biologiques : suivi des non-conformités, suivi quantitatif de déchets générés, suivi des BSD

o Support pour le suivi du registre des déchets ;

* Suivre l’élimination des déchets électriques et électroniques des laboratoires et notamment réaliser les démarches pour leur élimination en lien avec le prestataire (planification des interventions, suivi des demandes d’élimination en interne, accueil du prestataire) ;

* Participer à l’organisation des formations (SST, formation sécurité incendie) ;

* Support pour la gestion du marché de nettoyage : suppléance pour le suivi des réclamations et des demandes.



Encadrement : non

Conditions particulières d'exercice : télétravail possible


Profil


QUALITES ET COMPETENCES


Compétences opérationnelles :

* Capacité d’organisation ;

* Rigueur ;

* Capacité à travailler en équipe ;

* Expérience en gestion budgétaire et administrative ;

* Maîtrise des logiciels du Pack Office (Excel, Word, Power Point) ;

* Connaissance du fonctionnement des laboratoires de recherche ;

* Savoir communiquer en anglais (lire, écrire, parler).



Compétences comportementales :

* Sens du service ;

* Réactivité, efficacité ;

* Capacité d’adaptation ;

* Discrétion.


Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :

Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent


CONTRAT

Type de contrat

CDD 12 mois – possibilité d’ouvrir le poste au concours

Télétravail possible

Salaire et avantages

Salaire : le début de la grille s’élève à 1850€ bruts et augmente selon expérience professionnelle

Avantages complémentaires :

* Une indemnité de résidence ;

* Une indemnité télétravail payée trimestriellement (d’un montant maximum de 254€ par an) ;

* Congés : 50 jours de congés par an ;

* Prise en charge des frais de transport à hauteur de 70% ;

* Participation mutuelle à hauteur de 15 € par mois ;

* Possibilité de demander un supplément familial (selon le nombre d’enfant à charge) :

o Pour 1 enfant à charge : 2,29 € par mois ;

o Pour 2 enfants ou plus à charge : 70 € par mois.



Cadre de l’offre d’emploi

Catégorie B, BAP J, TECHNICIEN DE RECH ET FORMATION - Corps ITRF



Emploi-type REFERENS III

Technicien-ne en gestion administrative



Date souhaitée de prise de fonction

Dès que possible



Localisation du poste (ou site)

Institut Imagine - Campus Hôpital Necker-Enfants malades




MODALITE DU RECRUTEMENT

Merci de bien vouloir adresser votre candidature à l’attention de Madame Cécile Bureau, Responsable des services intérieurs

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