Charge(e) d’accueil et d'administration

À propos de nous

Située dans le 13ème arrondissement de Marseille, entre les quartiers de Beaumont et des Olives (accès métro ligne 1 arrêt "Frais Vallon"), la maison de retraite médicalisée (EHPAD) Les Jonquilles accueille 96 résidents (dont 56 en unité protégée) dans un environnement paisible et sécurisé.

Cet établissement fait partie du réseau Domusvi, groupe majeur du secteur d'accueil et de services pour les personnes âgées.


Mission

Accueil et secrétariat:

* Réaliser l’accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.

* Préparer et afficher les éléments de la vie quotidienne (menu, météo).

* Réceptionner et trier le courrier de la résidence.

* Veiller au stock de papeterie et des fournitures de bureau.

* Veiller au bon fonctionnement et à la maintenance du matériel informatique.

* Veiller au stock de la communication groupe et faire valider les commandes.

Gestion administrative et commerciale :

* Dispatcher le courrier et les mails des résidents et de la résidence.

* Traiter les mails et les courriers en lien avec son champs de compétences ou à la demande des chefs de service.

* Consulter et mettre à jour le portail (module commercial) pour prendre connaissance des orientations prospect.

* Participer à la gestion et au traitement des orientations prospect.

* Envoyer ou remettre les plaquettes de commercialisation.

* Participer à la transmission des éléments comptables en lien avec la facturation.

Gestion administrative Résident

* Suivi du dossier administratif du résident (contrat de séjour, avenant, registres entrées et sorties…)

* Contrôle de la facturation résidents

* Suivi des impayés

* Suivi de la satisfaction des familles et des résidents et de leurs réclamations


Profil

Vous êtes titulaire d’un IUT ou BTS en secrétariat et justifiez d'une expérience au sein d'une structure gériatrique. Votre expertise, votre sens de l’autre et votre capacité d’écoute et d’échanges seront vos atouts pour réussir. 

DomusVi a mis les Ressources Humaines au cœur de son projet d’entreprise et accompagne tous ses salariés, quels que soient leur âge, formation ou secteur d’activité initiaux pour leur permettre de faire évoluer leurs compétences.

Compétence requises

Maîtrise des outils informatiques - Techniques de communication - Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des EHPAD - Connaissances des processus d'admission, de facturation et de recouvrement. Notions juridiques concernant les mesures de protection des personnes vulnérables.

Empathie, écoute, organisation, discrétion, disponibilité pour un WE par mois.