Descriptif du poste
🌟 Rejoins l’aventure CetteFamille !
📍 Basé à Argentan
Chez CetteFamille, nous réinventons la manière de bien vieillir en France grâce à nos maisons partagées pour seniors.
Notre mission : offrir aux personnes âgées un cadre chaleureux, convivial et sécurisant, loin de l’isolement.
Au sein de l’équipe régionale, le/la Responsable Administratif joue un rôle clé dans la fluidité du parcours des colocataires et dans le bon fonctionnement des maisons. Véritable point d’appui pour les équipes terrain, il/elle veille à la qualité des dossiers administratifs, à la réactivité du service client et à la coordination avec les différents partenaires.
Ce poste est au cœur de l’activité : il combine gestion administrative, relation client et support opérationnel aux équipes régionales.
🎯Missions :
Assurer un parcours administratif fluide pour les colocataires
* Gérer les formalités administratives liées aux entrées et sorties de colocation
* Constituer et maintenir à jour les dossiers administratifs (CNI, mandats, pièces obligatoires…)
* Monter et suivre les dossiers APA des colocataires
* Assurer la complétude des dossiers dès l’entrée en colocation
Animer le service client régional
* Réceptionner et qualifier les demandes des familles et des colocataires
* Coordonner et dispatcher les requêtes vers les bons interlocuteurs
* Traiter certaines réclamations lorsque nécessaire
* Assurer une communication claire et réactive avec les clients et leurs familles
* Créer et suivre les requêtes dans les outils dédiés
Soutenir les équipes régionales au quotidien
* Apporter un appui administratif aux Responsables de Maison (coordination de visites, support planning…)
* Soutenir l’ensemble des équipes régionales dans leurs démarches administratives
* Contribuer ponctuellement aux besoins administratifs de l’équipe RH au niveau régional
* Participer aux temps forts de la région (réunions d’équipe, installations, JPO, CDC…)
Contribuer à la bonne gestion administrative et financière
* Appuyer le suivi de facturation (révision et validation des factures)
* Gérer les formalités liées au statut de Particulier Employeur (contrats, déclarations, arrêts, bulletins de salaire…)
* Maintenir les outils à jour en temps réel (notamment Salesforce et Céleste)
* Assurer un lien fluide avec les SAAD pour les entrées, sorties et la facturation
🚀 Objectifs du poste :
* Garantir des dossiers d’entrée complets pour chaque colocataire
* Assurer un rappel rapide des dossiers transmis (dans la demi-journée)
* Réaliser les procédures administratives (Particulier Employeur, changement de modèle…) dans les délais et sans erreur
* Maintenir une collaboration fluide avec l’équipe Finance pour limiter les erreurs de facturation
* Créer une requête Service Client pour chaque sollicitation reçue
* Traiter et clôturer les demandes administratives dans les délais impartis
* Maintenir un taux de service minimum de 80 % sur les lignes GA et Service Client pendant les heures ouvrées
* Contribuer à une expérience client fluide et satisfaisante tout au long du parcours administratif
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