Vos missions en quelques mots Assistant du service, chargée de l’accueil du service, d’assister le Maire et les élus dans l’exercice de leurs responsabilités et d’assurer un rôle d’interface entre les habitants, les élus, les services et les partenaires de la commune. - Prise de rdv selon les demandes reçues par téléphone, mails ou physiquement selon les priorités et en assurer l’interface (regroupement des pièces utiles) - Gestion d’agenda - classement des dossiers - Suivi des demandes du SMAGGA, (Maire Président), de la CCVG (Maire vice-Président au développement économique et à la vie des entreprises) - Filtrer les demandes et orienter leur cheminement - Accueillir les rendez-vous du Maire - Recevoir et traiter les courriels et courriers du Maire (invitations, demandes de rdv) - Gestion des parapheurs du Maire - Établir feuilles de « journées » et suivre les retours - Coordonner la représentation du Maire avec les élus référents - Élaboration et envoi du calendrier des astreintes des élus avec les cérémonies à officialiser (mariages, parrainage, noces) - Rédaction de mots de remerciements, condoléances, félicitations et soutien du Maire… - Suivre le fichier contact de la collectivité en lien avec le service protocole et communication - Élaboration des bons de commande - Assurer une veille sur l’actualité (locale, départementale, régionale et nationale) - Classement des dossiers Profil recherché - Poste à temps complet - Poste sensible soumis à une extrême discrétion - Capacité à gérer les conflits et l’agressivité en situation d‘accueil - Polyvalence sur les différents postes de travail - Parfaite connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales - Avoir un excellent sens de l’organisation et savoir gérer les priorités - Sens de la communication et des priorités - Faire preuve de rigueur - Qualités relationnelles - Sens du service public - Sens de l’accueil et du travail en équipe - Sens de la discrétion et de la réserve - Travail en transversalité avec tous les services - Qualités rédactionnelles - Maîtrise de l’utilisation des logiciels bureautiques Word, Excel, Ciril, Office 365, Outlook
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