Gestionnaire scolarité h/f

RESPONSABILITÉS :

Dans le cadre d'une suppléance, l'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e gestionnaire de scolarité au sein de l'UFR Médecine, rattaché.e au pool de suppléance.
Coordinateur ECOS / Oraux LAS
Les Examens cliniques Objectifs et Structurés (ECOS) sont un outil d'évaluation des étudiants en science de la santé (infirmiers, médecins, etc.), utilisés dans de nombreux pays. C'est un outil basé sur la simulation permettant d'évaluer de manière standardisée le comportement et les performances professionnelles.
L'examen prend généralement la forme de 8 et 20 stations de 5 à 15 minutes chacune. Elles permettent de mettre en place des séquences d'évaluation, sous la forme de scénarios cliniques associés à des questions.
Ces examens vont être mis en place dans les 3 années du 2nd cycle des études de médecine.
Les oraux de LAS doivent être organisés après la première session d'examen pour l'admission d'une partie des étudiants de première année en 2ème année de LAS en études de santé. 3 oraux doivent être mis en place pour tous les étudiants participant à cette session. L'organisation requiert une grosse organisation et logistique.
Mission 1 : Organisation des ECOS
• Préparation d'un planning avec la répartition des évaluateurs sur les différentes stations
• Recrutement des évaluateurs et des patients standardisés en lien avec l'équipe pédagogique
• Mise en place : affichage, répartition des étudiants dans des groupes
• Envoi des convocations
• Réservation des salles
Mission 2 : Coordination
• Coordination entre les différentes années
• Coordination entre les différentes équipes pédagogiques
• Informer le secrétariat des actions à venir
• Gérer l'occupation des salles
• Centraliser les informations, pour constituer les dossiers de validation
• Organiser des réunions de coordination (à la demande: étendue, dates)
• Préparer et suivre les dossiers pour la rémunération des intervenants et assurer de la mise en paiement en lien avec le référent RH de la structure
• Préparation de la documentation pour les examinateurs et les étudiants
• Sélection et préparation des profils des patients en lien avec l'ingénieur pédagogique en charge de la simulation et l'équipe pédagogique
• Gestion des passerelles santé
Mission 3 : Organisation des oraux d'admission en 2ème année de Licence d'Accès Santé.
• Préparation d'un planning et organisation des jurys
• Recrutement des membres de jurys
• Mise en place : affichage, répartition des étudiants dans des groupes
• Réservation des salles
• Envoi des convocations

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
- Maîtrise de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la Recherche
- Connaissance générale des techniques de secrétariats et/ou gestion administrative
- Connaissance générale des statuts, règlements et procédures relatives à la gestion de la scolarité
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires
- Connaître les circuits de circulation des documents entre les différents services et responsables
- Maîtrise de l'environnement bureautique et des outils informatiques de scolarité (APOGEE, CELCAT)
- Maîtrise des techniques de communication
- Maîtrise des règles d'hygiène et de sécurité

Savoir-faire :
- Assurer la continuité du service public et garantir en permanence la qualité de l'accueil
- Savoir établir un planning
- Savoir coordonner ses activités et organiser son poste de travail
- Savoir animer et coordonner les activités du service
- Savoir recueillir, traiter, communiquer et partager l'information
- Savoir former ses collaborateurs
- Savoir apprécier le niveau de confidentialité
- Savoir renseigner et suivre les tableaux de bord
- Savoir appliquer la réglementation et les procédures, diffuser les bonnes pratiques
- Savoir utiliser les techniques de classement et d'archivage
- Savoir représenter la composante face aux diverses parties prenantes
- Savoir définir et mettre en œuvre des indicateurs pour le suivi et l'analyse des opérations de gestion
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électroniques, téléphones....)
- Trier, hiérarchiser et classer les informations

Savoir-être
- Sens des contacts et des relations humaines, être à l'écoute
- Sens de la pédagogie, patience
- Bonne expression orale et écrite, maîtrise de l'orthographe
- Etre disponible
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Polyvalence et capacité d'adaptation (situations, nouvel outils...)
- Curiosité, appétence pour les innovations
- Etre force de proposition
- Capacité d'anticipation
- Savoir travailler en autonomie tout en rendant compte au responsable du service
- Savoir prioriser les activités, gérer les délais
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacité à gérer les conflits, à faire face aux situations d'urgence
- Informer et rendre compte
- Réactivité
- Diplomatie et maîtrise de soi

Type de recrutement
Poste de catégorie B
CDD à pourvoir du 19/03/2026 au 08/07/2026

Conditions salariales
• Rémunéra...