Secrétaire médicale h/f

L'Association Hospitalière Sainte-Marie

6000 collaborateurs répartis sur 8 départements, leader dans la prise en charge psychiatrique et médico-sociale en France.
Les Établissements Sainte-Marie Puy-de-Dôme - Allier comprennent :
* Un centre hospitalier
* Six établissements médico-sociaux


Nous assurons une mission de service public en santé mentale et intervenons auprès de :
* Personnes en situation de souffrance psychique
* Personnes en situation de handicap
* Personnes de grand âge


Avantages :
* RTT
* CSE
* Espace bien-être et sportif
* Parking gratuit Secrétaire médicale H/F
Pôle Soins Aigus Intensifs
CDD long temps plein 100%
Description de la filière de soins aigus et intensifs
La filière de soins aigus et intensifs, intersectorielle sur le CHSM, a pour mission de proposer une prise en charge adaptée à toute personne souffrant d'un trouble psychiatrique aigu dont la symptomatologie ne permet pas une prose en charge ambulatoire.
L'objectif de cette filière est de proposer des soins au plus près des personnes concernées, de leurs besoins, de leur environnement et de leur volonté, dans une optique de rétablissement le plus précoce possible. Elle permet également l'évaluation des personnes concernées présentant un premier épisode psychiatrique, et l'orientation vers les dispositifs les plus adaptés au décours, sur la cité ou le CHSM.
Elle est actuellement composée de :
- Deux unités de soins intensifs (USAI) de 23 lits, fermées, permettant la prise en charge de pathologies psychiatriques aigues avec une clinique justifiant une surveillance médico-soignante rapprochée comme, par exemple, un risque suicidaire important ou des troubles du comportement et des mises en danger dans le cadre d'une pathologie délirante et/ou thymique. Elles accueilleront donc les personnes concernées en soins sans consentement, mais aussi en soins libres et sous-main de justice.
- D'une Unité de Soin Intersectoriel de Court Séjour (USICS), de 20 lits permettant des hospitalisations de 15-21 jours pour stabiliser une symptomatologie psychiatrique aigu de patients qui ne nécessiteront pas de suivi de secteur au décours.
- Une unité d'Accueil, d'Evaluation et d'Orientation (UAEO), permettant des hospitalisations de 24-48h pour des personnes concernées en état de crise psychique aigue nécessitant une surveillance et la réorientation rapide vers le dispositif adapté.
- D'une Unité Psychiatrique de Soins Intensifs (UPSI) de 10 lits dont 6 chambres d'isolement pour des personnes concernées présentant une symptomatologie accompagnée de troubles du comportement important, afin de stabiliser ces troubles avant transfert vers une unité classique.
- Un CMP d'accueil associé à une régulation soignante et médicale sur l'hôpital, pour l'évaluation des personnes se présentant spontanément, et pour leur réorientation sur le dispositif adapté. Cette fonction d'évaluation rapide doit faire l'objet d'un travail conjoint avec le CHU, avec à terme la mise en place d'une plateforme de consultation commune sur le département.
Rattachement hiérarchique La secrétaire est sous la responsabilité hiérarchique du médecin - chef de service de l'intersecteur « Soins Aigus et Intensifs ».
Elle possède des liens fonctionnels avec les médecins référents des unités ainsi qu'avec le cadre supérieur de santé référent pour la filière.
Le périmètre du présent poste comprend la référence de secrétariat de l'ensemble de la filière de soins aigus et intensifs.
Objectifs du poste
La secrétaire médicale est en charge de la qualité de l'accueil et de l'information des personnes concernées et de leurs proches sur la filière SAI.
La secrétaire gère, saisit et classe les informations relatives au dossier des personnes concernées. Elle est particulièrement attentive aux questions d'identitovigilance et de qualité de codage de l'information médicale. Elle gère ainsi tous les agendas des professionnels de la filière et assure la cotation de l'activité médicale et paramédicale. La secrétaire assure le lien avec le département d'information médicale de l'établissement.
Elle participe à l'organisation d'une bonne coordination des parcours de soins des personnes concernées de la filière SAI. La secrétaire accompagne et planifie la rédaction des certificats médicaux pour les soins sans consentement, en veillant au bon respect de la réglementation et des processus de l'établissement.
La secrétaire participe à la mise en place d'outils et au recueil des indicateurs pertinents à l'évaluation de l'activité au sein des unités (y compris les IQSS[1]), participe à leur synthèse et à leur analyse. Elle accompagne ainsi les médecins et les cadres de santé dans la gestion et la tenue des tableaux de bord d'activité des dispositifs qu'elles ont en charge et participent à la rédaction des rapports d'activité annuels de la filière.
Missions principales du poste (non exhaustif) Au niveau de la filière en général
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes concernées ainsi que leurs proches dans les dispositifs de la filière, que ce soit de façon physique ou téléphonique ;
- Identifier et recenser des besoins et attentes des personnes concernées et de leurs proches ;
- Créer les dossiers « patient » informatisés (DPI), suivre et mettre à jour les éléments administratifs ;
- Vérifier les informations administratives des personnes concernées dans le cadre de l'identitovigilance ;
- Assurer les liens fonctionnels entre les différentes unités de la filière, et de façon plus large assurer les liens fonctionnels entre la filière SAI et l'ensemble des unités de l'établissement ;
- Participer aux réunions institutionnelles en lien avec l'activité de la filière (« flash » intersectoriel, réunions intersectorielles, réunions avec le Juge des libertés et de la détention, etc.) ;
- Préparer et co-animer avec le médecin-chef de service des réunions pluri-hebdomadaires de filière (réunions de coordination « flash ») ;
- Rédiger les plannings permettant d'assurer la continuité des soins et la présence médicale en lien avec le médecin coordinateur et le médecin-chef de service ;
- Assurer la diffusion des communications générales ou spécifiques à la filière à l'ensemble des professionnels (affichages dans les unités, mails d'information, etc.) en lien éventuel avec le service de communication de l'établissement ;
- Participer aux réunions de secrétariat organisées au niveau de la filière par le médecin-chef de service ainsi qu'aux réunions institutionnelles dans chaque unité ;
- Participer à l'évaluation de l'activité avec l'ensemble des médecins et cadres de santé de la filière (réalisation et tenue des tableaux de bord, suivi des indicateurs, rédaction des rapports annuels, etc.) ;
- Assurer les commandes de matériel (papeterie, agendas, matériel de bureau médical, GHA, etc.) permettant d'assurer la qualité et la continuité des soins dans les différentes unités ;
- Assurer la cotation des actes médicaux et paramédicaux de tous les professionnels de la filière à partir des agendas et documents de synthèse d'activité.
Au niveau des unités temps plein SAI et du CMP d'accueil
- Garantir la rédaction des certificats médicaux de soins sans consentement et le respect de la procédure de dépassement du délai légal d'isolement et de contention dans les délais impartis, à travers la planification, la préparation et la rédaction de ces certificats en soutien des médecins des unités ;
- Assurer la tenue des DPI (scanner, classer et archiver les dossiers) ;
- Participer régulièrement aux réunions d'équipe hebdomadaires et aux « flash » quotidiens ;
- Accompagner la rédaction des documents administratifs nécessaires à la sortie des personnes concernées de l'unité (dossiers et certificats médicaux, lettres de liaison, prescriptions médicales de transports, etc.) ;
- Traiter les courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
- Planifier la sortie des personnes concernées ainsi que leur suivi au décours, en lien avec les partenaires internes ou externes de la prise en charge ;
- Assurer la cotation des actes médicaux et paramédicaux de tous les professionnels de la filière à partir des agendas et documents de synthèse d'activité.
Conditions - environnement de travail
Organisation
- Travail en équipe à horaires réguliers définis par le contrat de travail ;
- Congés à poser en articulation avec les deux autres secrétaires ;
- Les spécificités de service (certificats médicaux sur les unités de soins aigus et intensifs notamment) justifient d'un poste de deux secrétaires référentes sur les unités UAEO, UPSI et EIPP, et de deux référentes sur les unités USAI 1, USAI 2 et USICS.
- Lors de l'absence d'une secrétaire référente, elle est remplacée par ses collègues référentes d'autres unités.
Responsabilités
- Coordination médico-administrative du parcours de personnes concernées et qualité du DPI ;
- Gestion médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements, etc.) ;
- Qualité du codage de l'activité médicale et paramédicale ;
- S'assurer de la qualité de recueil des indicateurs d'activité (tableaux de bord) et rédaction du rapport annuel d'activité, en collaboration avec les médecins et les cadres de santé référents de l'unité, le cadre supérieur de santé et le médecin-chef de service.
-
[1] Indicateurs de Qualité et de Sécurité des Soins