Contexte et missions principales :
Présentation de la structure
Fondé en 1956, iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon3.
Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés.
La mission des services de scolarité est la gestion des formations professionnelles et/ou initiales.
La responsabilité des gestionnaires administratifs est importante : ils véhiculent l’image de l’iaelyon ainsi que celle de l’université vis-à-vis de nos partenaires extérieurs.
Votre mission
Gestion administrative de diplômes de formation initiale.
Accueil/lnformation
o Accueillir, informer et orienter les étudiants, le public, les intervenants, les professionnels et les partenaires
Gestion de scolarité
o Assurer le secrétariat et l'accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.
o Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
o Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
o Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser
o Retranscrire des informations orales à l'écrit
o Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
o Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
o Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
o Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
o Classer et archiver des documents
o Assurer le secrétariat et l'accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.
o Saisir les éléments pour l'établissement de documents statistiques.
Soutien logistique et communication
o Participer aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, …) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.
o Collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.
o Gérer les commandes et réservations auprès des prestataires et fournisseurs
o Gérer les ordres de mission pour les frais de déplacement et sorties pédagogiques
o Contribuer à l'organisation et au suivi administratif des séminaires de formation et évènements de promotion des formations de l’école
o Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
o Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
Écosystème de travail
Au sein de l'iaelyon au Service de scolarité, vous serez amené(e) à travailler sous la supervision directe du Responsable de scolarité et de Directrice Administrative et Financière.
Vous collaborerez également de façon étroite avec les autres services de l’école et de l'Université Jean Moulin Lyon 3.
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