Secrétaire du préfet

Informations générales Référence BA082ATB-113131 Date limite de candidature 31/01/2026 Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels Domaine et métier Relation à l'usager - Secrétaire Type de poste Administratif Statut du poste Susceptible d'être vacant Intitulé du poste Secrétaire du préfet Description du poste Groupe RIFSEEP : 2 Code RMFP : ERDIR022 Code REMI : ADM005A Vos activités principales : - Assister le cadre dirigeant dans l’organisation quotidienne de son travail, - Assurer l’accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion des courriels, - Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, - Gérer, et organiser l’agenda du préfet (réunions, audiences, visites et déplacements, réponses aux invitations), - Mettre en forme les correspondances ou les notes et en assurer le classement et l’archivage, - Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels, notamment dans le cadre de déjeuners de travail, dîner et autres évènements organisés par le préfet, - Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions, - Assurer l‘interface avec l’interne et l’externe. Votre environnement professionnel : Activités du service Le secrétariat particulier est en relation directe avec les services du cabinet, le personnel de la résidence pour l'organisation des cérémonies et autres manifestations qui se déroulent à l'Hôtel des Intendants, avec les conducteurs automobiles qui sont chargés du déplacement du préfet et de l'huissier qui s'occupe des audiences. Composition et effectifs du service 2 secrétaires particulières Liaisons hiérarchiques Préfet Liaisons fonctionnelles Préfet- directrice de cabinet Conditions particulières d'exercice Le poste présente beaucoup d'attraits: relations avec les élus, avec les services extérieurs, avec des particuliers, beaucoup de contacts téléphoniques que ce soit pour l'agenda, les réunions, les audiences et les invitations. Il demande,en revanche, une grande disponibilité (organisation en pool pour gérer les amplitudes horaires), de la discrétion, de la réactivité, et de la diplomatie. Vos perspectives : Apporter un soutien logistique efficace à l'autorité préfectorale. Ce poste demande une forte réactivité pour répondre à de nombreuses sollicitations particulièrement variées, est souvent dictée par l'actualité. Il demande aussi un grand savoir faire organisationnel. Descriptif du profil recherché Savoir-faire : - Mettre en forme un document, maîtrise requis - Archiver, maîtrise requis - Diffuser une information, une publication, maîtrise requis - Organiser une réunion, maîtrise requis - Prioriser, maîtrise requis - Rédiger un acte juridique, pratique requis Savoir-être : - Sens de l’organisation, maîtrise requis - Réactivité, maîtrise requis - Faire preuve de discrétion, maîtrise requis - Sens des relations humaines, maîtrise requis Connaissances : - Bureautique et outils collaboratifs, maîtrise requis - Applications informatiques métier, maîtrise à acquérir - Classement, archivage, pratique requis - Techniques de secrétariat, maîtrise requis - Environnement administratif, institutionnel et politique, maîtrise requis Temps plein Oui Critères candidat Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Informations complémentaires Informations complémentaires Qui contacter ? - Mme Béatrice PICCOLO, adjointe à la directrice de cabinet au 06 30 28 96 74 (courriel : beatrice.piccolo@tarn-et-garonne.gouv.fr) Liste des pièces requises pour déposer une candidature : - curriculum vitae - lettre de motivation - pour les fonctionnaires titulaires, joindre les trois derniers entretiens professionnels - formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse : Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf Fondement juridique du recrutement 2° de l’article L332-2 de code général de la fonction publique. Télétravail possible Non Management Non Localisation du poste Europe, France, Occitanie, Tarn et Garonne (82) Lieu d'affectation Préfecture de Tarn-et-Garonne Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Montauban Date de vacance de l'emploi 01/02/2026 Personne à contacter (mail) beatrice.piccolo@tarn-et-garonne.gouv.fr