Responsable coordination des manifestations (h/f)

Rattaché(e) à la Directrice des Affaires Culturelles et Événementielles, vous êtes l’interlocuteur(rice) privilégié(e) des différents acteurs de la Ville (services internes, partenaires institutionnels, associatifs et culturels…)

Vous êtes garant(e) de la bonne articulation entre les services internes et les organisateurs afin d’assurer le bon déroulé, la sécurité et la cohérence des événements organisés au sein de la Ville.

À ce titre, il s’agit de :

* Centraliser les demandes d’événements sur l’ensemble du territoire communal ainsi que les besoins associés, à partir d’un formulaire type (logistiques, techniques, matériels, autorisations spéciales…) et apporter une réponse aux organisateurs après concertation avec les services logistiques et les services concernés par la thématique de l’événement ;

* Rédiger les calendriers des manifestations de la Ville (mensuels et annuels) ;

* Gérer deux équipements culturels (espaces Saint-Paul et Gérard Philipe) et encadrer une équipe composée d’un Régisseur Spectacle Polyvalent et de deux Agents Logistique ;

* Assurer le pilotage organisationnel et administratif des événements organisés sur les espaces Saint-Paul et Gérard Philipe.

Vous serez en charge de :

Centraliser les demandes d’événements, traiter la gestion administrative associée et apporter une réponse aux organisateurs :

* Lancer les campagnes d’appels à projets selon un calendrier prédéfini (2 à 3 par an) ;

* Organiser les réunions de préparation et de coordination interservices ;

* Conseiller les organisateurs sur leurs obligations, les démarches administratives et les exigences de sécurité liées à leur manifestation ; le cas échéant, rédiger et délivrer les autorisations nécessaires (débit de boissons, tournage, vente au déballage…) ou transmettre les demandes aux services compétents ;

* Répondre aux organisateurs en précisant la date et les besoins associés retenus par la Ville ;

* Conseiller et accompagner ponctuellement les organisateurs dans le montage de leurs dossiers.

Traiter la gestion administrative associée :

* Organiser les commissions ou comités de sécurité des manifestations ;

* Diffuser les informations et coordonner les services concernés (communication, services techniques, vie associative et sportive, police nationale et municipale, SDIS, Direction Générale…) ;

* Réaliser des analyses quantitatives et qualitatives et rédiger le rapport d’activités ;

* Valoriser les moyens mis à disposition des organisateurs ;

* Assurer une veille réglementaire active relative aux événements recevant du public ;

Encadrer l’équipe des Espaces Saint-Paul et Gérard Philipe, composée de trois agents :

* Animer et encadrer l’équipe : gérer le temps de travail et accompagner l’évolution des missions (définition des objectifs, formation, entretiens individuels) ;

* Coordonner la programmation avec le régisseur et veiller à la qualité du service rendu ;

* Suivre et contrôler l’entretien des équipements (bâtiment, installations scéniques et techniques) ;

* Maintenir l’inventaire du matériel technique ;

* Piloter l’élaboration et assurer le suivi budgétaire.