RESPONSABILITÉS :
Rattaché(e) à la direction générale, vous aurez pour principales responsabilités:
- d'organiser la réception, le traitement et le suivi des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers pour la direction
- d'être garant de la circulation de l'information au sein de la direction
- Coordination du secrétariat : assurer le suivi de l'information et l'évolution des dossiers, renseigner les interlocuteurs
- Accueil physique: renseigner et orienter les personnes(agents et/ou visiteurs) selon leur demande
- Accueil téléphonique; réponse aux demandes et gestion des appels selon les cas (filtrage, renseignement et orientation, prise de RDV...)
- Gestion des agendas: prise des rendez-vous et tenue des agendas des directeurs, préparation des réunions et des déplacements...
- Gestion des courriers: réception du courrier entrant. Tri du courrier, envoi aux directions concernées. Archivage et classement
- Rédaction : courriers et comptes-rendus de réunion, entretien...
- Organisation de réunions: planification, réservation de salle, convocation, préparation aux prises de postes au sein de la direction
- Gestion des outils de gestion et d'organisation: suivi des tours de garde, lise à jour des documents, gestion des listes de diffusion
- Gestion "logistique" de la direction : ouverture et fermeture, réalisation de demandes de travaux, gestion du photocopieur, mise à jour de la signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la direction
- Référent(e)- gestion des fournitures : contrôle des stocks au sein du secrétariat, recensement des besoins, réalisation de la commande, réception des commandes et distribution
- suivi des courriers transmis à la signature de la direction: réception, mise à la signature, corrections et diffusion, archivage
PROFIL RECHERCHÉ :
Formation Bac +2 minimum (BTS Secrétariat); une expérience significative sur un poste équivalent est exigée
Conditions de recrutement
Rejoindre le CHU de Toulouse c'est bénéficier:
- De parcours de développement des compétences riches et de promotions professionnelles en constante augmentation (+35% en 2021)
- D'un environnement de travail de qualité avec des facilités d'accès (comité entreprises-CGOS, crèches, transport)
- Restaurant du personnel et repas à emporter
- 28 congés et 19 RTT
Intégrer le CHU de Toulouse, c'est participer au quotidien à une offre de soins d'excellence et de proximité en réponse aux besoins de la population.
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
Le CHU de Toulouse recrute en CDD de 6 mois, un Secrétaire de Direction F/H.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.