Vos missions en quelques mots Placé(e) sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, en fonction auprès du maire et de la Direction Générale, au sein d’un service de 2 personnes, l’agent aura pour missions principales d’être le support administratif d’ensemble afin de faciliter et fluidifier l’organisation administrative de direction et d’assurer la circulation des informations. Gestion et suivi des instances : • Préparer, suivre et donner suite aux instances municipales (conseils municipaux et commissions) • Piloter l’organisation matérielle des instances • Recueillir auprès des services les points à inscrire à l’ordre du jour des instances et notamment le conseil municipal sous le contrôle de la Direction générale, Elaborer les rétro plannings auprès des services • Relire et mettre en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations, décisions et arrêtés, • Elaborer les convocations aux conseils municipaux, commissions municipales et autres, • Elaborer les procès-verbaux, • Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion), • Suivi et gestion de l’outil dématérialisé de gestion des instances • Gestion/coordination de la reliure des actes administratifs des services, • Gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés) Suivre les projets et les activités de la Direction • Accompagner le Maire et le DGS dans la planification et dans la préparation de leurs engagements professionnels : • Organiser les agendas et la prise de RDV en fonction des priorités • Rappeler les informations importantes et transmet les messages • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers) • Assurer la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocations) Réaliser et mettre en forme les travaux et dossiers • A partir d'informations écrites ou orales du Maire ou du DGS, rédige des courriers, des notes, des diaporamas • Remise en forme de documents sous une forme appropriée • Prise de notes, rédaction objective et rédaction des comptes rendus • Mettre à jour les tableaux de bord : liste des invités • Gestion des flux internes de documents entrant et sortant (courriers, notes, parapheurs) • Préparation des dossiers du Maire et de la Direction Générale • Assurer le tri, l'élimination et le versement aux archives des documents papiers et électroniques du secrétariat de direction Missions complémentaires • Relations internes et externes (partenaires institutionnels, associations, mairies du territoire) • Accompagner les projets d’animation locale et de démocratie citoyenne • Participer à la promotion culturelle et économique du territoire pour renforcer son attractivité. Profil recherché Formation supérieure (BAC 2) Expérience souhaitée dans un poste similaire Savoir-faire Avoir une expérience significative en collectivités territoriales et en connaître le fonctionnement Connaître les instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes et du cadre juridique du fonctionnement des assemblées, Maîtrise de l’outil informatique (bureautique classique) Sens de la communication et du contact Qualités rédactionnelles et relationnelles Savoir-faire : Savoir gérer simultanément des projets multiples et/ou des polyactivités Capacité rédactionnelle et de synthèse Savoir travailler en équipe et en transversalité Savoir s’organiser, hiérarchiser ses tâches Participer à la sécurisation juridique des actes Savoir-être Savoir travailler, partager et échanger en équipe Etre discret et respecter la confidentialité des informations Etre autonome Faire preuve de rigueur Capacité de discernement Réactivité, disponibilité Aisance relationnelle Capacité à gérer les urgences Curiosité
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