Assistante administrative saad

Amaelles est le 1er collectif français d’aide et de soins à la personne, il regroupe désormais plus de 13 associations dans 15 départements différents.
Spécialisées dans le service à la personne, ces associations proposent un accompagnement personnalisé de la population impactant positivement le développement, le bien-être, la santé, l’environnement et l’équilibre des personnes de 0 à 99 ans… et même plus !
L'union fait la force, et Amaelles peut compter sur la puissance de plus de 5 000 collaborateurs et 900 bénévoles engagés, qui oeuvrent aux quatre coins de la France pour accompagner et créer du lien.
Chez nous plus de 85 % des collaborateurs témoignent de leur satisfaction à évoluer avec nous et apprécient l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Et si vous étiez le prochain ?


Dans le cadre d'un CDD de 4 mois, nous recherchons une personne bienveillante, dynamique et à l’écoute pour accompagner au quotidien nos collaborateurs.
Vous êtes le pivot de la relation entre les bénéficiaires, les intervenants et l'association. Vos missions sont essentielles au bon fonctionnement de nos services.
Vous intervenez ainsi ;
* Dans les relations clients / salariés :

✓ Gérer au quotidien les appels entrants provenant des salariés, des clients, de leurs aidants, de leur famille, des prescripteurs…
✓ Prendre des nouvelles des clients dont les interventions sont suspendues depuis plus d’un mois.
* Dans la gestion des plannings :

✓ Etre un relais d’information auprès du responsable de secteur.
✓ Mettre à jour les plannings à la demande du Responsable de Secteur et suite aux demandes de modifications ponctuelles des clients
✓ Mettre à jour les consignes d’interventions dans la fiche mission
✓ Envoyer les plannings clients ou salariés
✓ Saisir les temps salariés : réunion, entretien, médecine du travail….
✓ Mettre à jour selon les listes de présence les temps salariés : réunion, entretien…
✓ Gestion de la télégestion
* Dans la gestion administrative :

✓ Gérer le dossier « papier » client : mise à jour, classement, archivage dans les délais réglementaires…
✓ Saisir et scanner dans les logiciels, les informations ou documents clients ou salariés. Réceptionnés et les transmettre si besoin aux personnes et autres services concernés.
✓ Relancer les salariés pour récupérer les formulaires de paie manquants (import, manque d’empreintes…).
✓ Prendre les différents rendez-vous pour le Responsable de Secteur (entretien annuel, visite, médecine du travail)
* La Gestion logistique :

✓ Appeler les salariés qui n’ont pas rendu les clés clients dans les délais.
✓ Décompter, préparer et distribuer les différents matériels aux salariés
✓ Commander, préparer et remettre les documents, mettre en route les smartphones et assurer le premier niveau de dépannage
✓ Remettre et expliquer le fonctionnement des badges « Courses et Déplacements »
✓ Procéder à l’état des lieux des véhicules prêtés au départ et au retour.

Vous êtes issu(e) d’une formation en gestion administrative, secrétariat ou coordination de services, ou justifiez d’une expérience significative dans l’un de ces domaines.
Doté(e) d’un excellent sens relationnel, vous faites preuve d’écoute, d’organisation et de rigueur dans la gestion de vos missions.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel et les outils de planification.
Autonome tout en appréciant le travail en équipe, vous savez vous adapter à des interlocuteurs variés. Une connaissance du secteur médico-social ou associatif constitue un atout supplémentaire.