RESPONSABILITÉS :
Assurer le suivi administratif et financier des dossiers de stagiaires
- Suivi des dossiers de candidature en lien avec les équipes pédagogiques (plateforme candidature P8)
- Contrôle des dossiers et des pièces justificatives et validation des avis pédagogiques
- Montage des dossiers de financement des stagiaires
- Gestion des stagiaires dans les logiciels de l'université (FCA Manager, Apogée)
- Établissement des contrats/conventions/avenants et attestations diverses
- Gestion, suivi et vérification des feuilles d'émargement en lien avec le/la gestionnaire
- Facturation des conventions avec des tiers financeurs (entreprises, OPCO, Pôle Emploi.) et transmission des pièces justificatives par le biais des plateformes (CHORUS, KAIROS, OPCO.)
- Suivi des encaissements, édition de factures acquittées
- Suivi des impayés et montage de dossiers contentieux
- Préparation des examens
- Édition et archivages des relevés de notes, des attestations de réussite et des diplômes d'université
Assurer le suivi administratif et financier des candidats à la VAE
- Constitution des dossiers de demande de recevabilité et édition des notifications
- Montage des dossiers de demande de financementet suivi des accords de financement
- Établissement des contrats / conventions
- Inscription des candidats à la bibliothèque
- Etablissement des devis, factures, contrôle et suivi des paiements et échéanciers, gestion des impayés
- Établissement des documents pré et post-jury
- Préparation des dossiers pour l'édition des diplômes
Assister les équipes pédagogiques et les ingénieurs de formation
- Organisation et participation aux ouvertures de formations
- Supervision du déroulement de la formation
- Participation aux réunions et mise à jour des documents d'information
- Édition et archivage des relevés de notes, attestations et diplômes d'université (Apogée)
- Anticipation des besoins logistiques (matériel, reprographie, .)
Valoriser l'offre de formation
- Participation à des salons professionnels et journées «Portes ouvertes»
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences et connaissances requises
- Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de l'Université
- Connaissance de la réglementation et des aspects juridiques en matière de formation professionnelle continue et de VAE
- Connaissance de la diversité des publics en formation continue
- Connaissance des outils de gestion et d'administration des formations (Apogée et logiciels de gestion)
- Connaissance des fondamentaux en gestion financière
Compétences
- Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
- Participer à la mise en place d'une démarche qualité en formation continue
- Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
- Maîtriser les outils de gestion et de bureautique
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Maîtriser la communication orale et écrite
- Concevoir des tableaux de bord
Savoir-être
- Avoir un esprit d'initiative
- Être autonome et réactif
- Sens de l'organisation
- Goût pour le travail en équipe
- Sens relationnel et aptitudes à la négociation
- Capacités d'anticipation et d'adaptation
- Sens de la confidentialité
- Sens du service public
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
L'Université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités et compte 22500 étudiants.
Elle est depuis 2020 coordinatrice d'une université européenne, European Reform Universtiy Alliance (ERUA), en charge du volet formation (Erasmus +) et recherche (H2020). ERUA regroupe l'université Paris 8, l'université de Constance, l'université de Roskilde, l'université de la mer Égée et la Nouvelle université bulgare.
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