Adjoint du coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) – 100% – Direction des Ressources Humaines, des relations sociales et de la coordination générale des soins, Strasbourg
Hôpitaux Universitaires de Strasbourg
Vue d'ensemble
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple missionde soins, d’enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.
Réalisation d’études de la charge de travail et de l’organisation des Secrétariats Médicaux :
o Entretiens Cadres, Médecins, Secrétaires
o Observations sur le terrain pour évaluer l’organisation
o Analyse des données d’activité de l’Unité, du Service, du Pôle.
o Evaluation des flux des patients, des circuits du patient.
o Elaboration de préconisations organisationnelles, mise en place de nouveaux outils.
o Suivi et évaluation des actions mises en place
o Accompagnement des équipes dans la réorganisation, dans le changement
o Appui au Cadres, Médecins, Secrétaires
Missions RH ponctuelles :
o Gestion de l’Equipe de Compensation et de Suppléance Administratif
o Tâches administratives diverses dans le cadre des recrutements, mobilités internes, formations, etc…
Missions diverses en fonction des projets en cours
Savoir-faire
Capacité d’organisation et d’anticipation
Capacité à analyser/interpréter des documents relatifs aux données d’activité
Rigueur et fiabilité dans le travail
Capacités rédactionnelles
Capacité à animer une réunion/un groupe de travail
Maîtrise de la langue française: orthographe; grammaire; syntaxe
Maîtrise des logiciels de bureautique: Word; Excel; Outlook; Power Point
Aisance avec l’outil informatique, facilitant l’appropriation rapide des logiciels institutionnels
Une connaissance des outils métiers serait appréciée, notamment Dx Planning et Dx Care).
Savoir-être
Aisance relationnelle, capacité à s’adapter aux différents interlocuteurs
Capacité à prendre du recul
Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité
Etre force de propositions
Disponibilité
Exigences du métier de Secrétaire Médicale et de son évolution
Organisation des secrétariats médicaux dans les services de soins et dans les services médico-techniques
Fonctionnement et organisation d’un Centre Hospitalier Universitaire
Méthodologie de gestion de projet
Coordinatrice des Secrétariats Médicaux
Directrices du Pôle Ressources Humaines
Avec l’ensemble des membres de la CSM et les agents de l’équipe de Compensation et de Suppléance Administrative
Avec l’ensemble des professionnels du Pôle Ressources Humaines
Avec les professionnels des services de soins et des services médico-techniques : Cadres de Pôle; Cadres de proximité; Médecins; Secrétaires; Biologistes; etc…
Avec l’ensemble des Directions fonctionnelles de l’Institution.
Déplacements : réguliers sur l’ensemble des sites de l’Etablissement.
Disponibilité pour des réunions en fin de journée : ponctuelle
Vaccin(s) obligatoire(s) :
Vaccinations à jour: BCG; DT Polio;
Hépatite B (3 injections) à jour + sérologie hépatite B à fournir lors du recrutement
Risques liés au poste : travail sur écran; déplacements
Règlement du temps de travail applicable : règlement général
Congés/RTT (année pleine): 28 jours congés annuels; 15 jours de RTT (- 1 jour journée de solidarité)
Badgeage obligatoire
Pause méridienne : au minimum de 30 min
Travail de week-end : non
Tenue de service et/ou équipement de sécurité : badge d’identification lors de la présence dans les services de soins ou services médico-techniques.
Poste : Assistant Médico-Administratif
Métier : Secrétaire Médicale-Assistant Médico-Administratif
Niveau d’études : Baccalauréat / BTS à minima
Expérience / bonnes connaissances : Métier de Secrétaire médical(e) de ses exigences et de son évolution
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