Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Vos missions en quelques mots Missions : Au sein du Pôle Pilotage Administratif et Appui Transversal du Service « Partenariat et Valorisation » (SPV) de la Délégation Alpes du CNRS, l’assistant administratif ou assistante administrative assure des missions d’assistanat et de support transverses aux activités du service, en binôme avec un ou une autre assistante administrative du service. Activités : Soutenir les activités du Service - Effectuer le suivi administratif (visas, signature, parapheurs, numérisation, envoi aux partenaires) des conventions en lien avec les chargé-es d’affaires des différents Pôles du service - Fiabiliser et alimenter les systèmes d’information afin d’assurer la traçabilité des contrats de recherche (bases de données nationales du CNRS, portail de la Commission européenne) - Assurer la création et le suivi des contrats dans le logiciel de suivi de temps des personnels - Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord en vue d'établir des indicateurs de suivi de l’activité et des bilans (rapport mensuel et bilan annuel) - Rédiger et envoyer des courriers - Diffuser les informations en interne et en externe - Informer, répondre ou orienter les demandes internes ou externes Mener des activités transverses - Assurer les procédures d’archivage papiers et numériques - Suivre et accompagner la réorganisation des dossiers numériques communs du service et sa bonne mise en œuvre - S’assurer du bon accueil des nouveaux et nouvelles entrantes au sein du service lors de leur prise de fonctions, puis suivre leur installation (accès aux outils métiers) - Suivre le budget du service en lien avec le Service Affaires Générales de la Délégation Régionale Organiser des évènements (réunions, séminaires, …) - Assurer les aspects techniques, logistiques et financiers en amont et le jour J - Gérer des projets en lien avec la Qualité de Vie au Travail au sein du service (mise en place d’actions de bien-être, évènements conviviaux, …) - Éditer un bilan de chaque évènement Contexte de travail : Au sein de la circonscription Alpes (Isère, Savoie et Haute-Savoie), le CNRS est l’un des principaux acteurs publics de la recherche scientifique, aux côtés des Établissements d’Enseignement Supérieur et de Recherche (Universités, Écoles, etc.) et d’autres organismes nationaux (Inserm, Inria, etc.). Il regroupe environ 2 300 agents, chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs. La Délégation Régionale Alpes, située sur la Presqu’île de Grenoble, regroupe 8 services qui accompagnent 70 Unités de recherche dans la bonne réalisation de leur mission de recherche scientifique. Le SPV est composé de 30 personnes et organisé en 3 Pôles : « Europe » et « Industrie & Valorisation », et « Pilotage Administratif & Appui Transversal ». Il est en interaction avec les autres services de la Délégation Régionale (service financier, service des ressources humaines, service des affaires générales, …), ainsi qu'avec d'autres Voir plus sur le site emploi.cnrs.fr Profil recherché Competences : Compétences techniques (savoirs, savoir-faire) : - Maîtriser des outils bureautiques courants (traitement de texte, présentation, tableurs, mails, …) - Concevoir des tableaux de bord - Rechercher l’information, la vérifier et la classer - Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes - Planifier son activité - Langue anglaise ; compréhension et expression écrites et orales de niveau A2 minimum (cadre européen commun de référence pour les langues). Compétences transverses / interpersonnelles (savoirs-être) : - Avoir le sens du relationnel et une aptitude à communiquer dans le respect de la confidentialité - Avoir des capacités d’adaptation, d’autonomie et d’initiative - Maîtriser les techniques d'expression écrite et orale - Travailler en équipe et en interaction avec l’extérieur - Savoir informer et rendre compte - Savoir gérer les priorités et avoir le sens de l’organisation. Contraintes et risques : Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Comptabilité, gestion Langues Français Seuil