Job area Finance Category Corporate Location Marcq-en-Barœul, France Contract type Permanent Contract
Job description
Rattaché(e) à ces départements, vous assurez l’assistanat des équipes Contrôle de Gestion & Consolidation, ainsi que Stratégie, Corporate Development et Intelligence Economique, dans la gestion du quotidien, la coordination des activités et la participation à des dossiers/projets particuliers.
Vos missions principales sont (pour les départements concernés) :
1. Gestion de l’agenda, appels téléphoniques, messages et rappels,
2. Gestion du matériel et des accès informatiques, et des badges d’accès
3. Organisation des réunions : planification, réservation des salles, préparation des supports et documents associés,
4. Organisation des séminaires : en France ou à l’international, en présentiel ou à distance
5. Gestion de l’accueil physique,
6. Gestion des plans d’intégration, pour les nouveaux embauchés ou les changements de poste
7. Gestion des demandes de visites de site (en respectant les contraintes de sécurité)
8. Gestion des congés (en tenant compte des contraintes de service)
9. Saisie des demandes et commandes d’achat, dans SAP
10. Suivi des demandes d’achat et commandes d’achat suivi, dans SAP, jusqu’à réception et paiement des fournisseurs, en relation avec les fournisseurs, et la comptabilité SIL-LINT, pour chacune des sections budgétaires
11. Gestion des notes de frais pour les managers
12. Gestion des publications dans les espaces collaboratifs Teams ou SharePoint
Qualifications
Vous êtes titulaire d’un BTS Assistant(e) de Manager/Assistant(e) de Direction, ou équivalent, complété par une expérience d’au moins 5 ans, sur un poste similaire, dans un environnement international.
Vous communiquez facilement en anglais, à l’écrit comme à l’oral.
Vous maîtrisez Office365 et en particulier la gestion de données via Excel, ainsi que les outils informatiques collaboratifs (Teams, SharePoint). La connaissance de SAP serait un plus.
Organisation et rigueur, esprit logique et curiosité, diplomatie et sens du service client, qualités relationnelles/rédactionnelles, confidentialité, anticipation et force de proposition, ouverture d’esprit : ces qualités vous permettront de réussir dans ce poste.
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