Ph18722 - assistant.e de direction f/h

RÉSUMÉ DU POSTE: L’assistant.e de direction a pour mission de participer à la pré- instruction, l’instruction et le suivi de l’ensemble des dossiers que gère le.la directeur.trice général.e de la Faculté. Il.elle assiste également le.la Doyen.ne sur l’organisation des Conseils de Faculté, des élections, séminaires et événements de la Faculté. À ce titre, il.elle s’assure de la cohérence de l’instruction des dossiers en lien avec l’ensemble des acteurs impliqués, dans le cadre du schéma directeur de la Faculté et en conformité avec la démarche qualité de la direction générale. Il.elle prend une part active à la construction des processus de gestion de la Faculté, dans le contexte du fonctionnement de l’université Paris Cité et de ses facultés. Il.elle est l’interface active et permanente entre la hiérarchie et les différents interlocuteurs, en interne comme en externe. Il.elle joue un rôle de facilitateur au sein de la Direction et participe au bon climat de celle-ci. DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS Organiser : • Gestion des agendas du Doyen et du DGD • Élaboration des calendriers semestriels des instances et des réunions • Conseil de Faculté (préparation logistique des salles) • Réunions, gestion des sondages, événements et séminaires pour les équipes de la Faculté • Participation à l’organisation d’événements en lien avec l’équipe décanale • Gestion administrative et budgétaire des événements : dans le respect des règles et process de l’Université : gestion des demandes de devis, de l’établissement des bons de commande et du suivi des réceptions dans des échéances contraintes • Assure la coordination du département assistanat de direction Rechercher, collecter les informations : • Préparer les dossiers ainsi que les supports de communication utilisés pour les réunions • Etablir des documents de synthèse en fonction des demandes du DGD • Etablir les listes d’actions à suivre suite aux réunions (Comop) Communiquer : • Mise à jour des organigrammes et mise en ligne régulière sur le site de la Faculté • Veille active à la mise à jour des listes des compositions des instances et des noms des agents de la Faculté sur site internet (recherche des informations) • Recherche et mise à disposition de documents utiles à la Faculté, accessible à tous, sur le cloud • Assure la cohérence et la circulation de l'information, communique avec les services de la structure et les partenaires extérieurs, notamment via des outils de travail collaboratif Elaborer : • Suivi d’actions • Tableaux de bords, bilans et statistiques Apprécier : • Gérer les besoins de la structure en termes de matériels et affectation des bureaux - commandes de fournitures • Gestion du cloud pour les usagers, en relation avec le correspondant informatique Participer : • Participation en tant que besoin au Conseil de Faculté, participation aux réunions RA- CSA et directeurs de pôle Résoudre : • Ecouter les demandes des agents • Apprécier les requêtes • Orienter vers des solutions • Apporter des réponses () Connaissances: - Gestion administrative - Normes rédactionnelles - Bureautique, outils informatiques, pack office - Méthode de classement et d’archivage - Modalités d’accueil - Techniques de prise de notes - Techniques de numérisation - Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, webconférences…) Savoir-faire – Compétences opérationnelles: - Construire un dossier professionnel - Suivre l’évolution d’un dossier professionnel - Concevoir un tableau de bord - Réaliser un suivi d’activité - Organiser les activités de communication - Réaliser un suivi administratif du personnel - Organiser la logistique des recrutements de la Faculté - Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons - Coordonner les activités de l’équipe d’assistantes de la Faculté Savoir-être – Compétences comportementales: - Rédaction, organisation, autonomie, gestion des priorités, rigueur, confidentialité, réactivité et adaptabilité, bon relationnel, à l’écoute, sens du travail en équipe, état d’esprit positif : - Savoir organiser son activité en autonomie en tenant compte des priorités, des contraintes et des échéances - Savoir travailler dans l’urgence et respecter les délais - Savoir travailler sur plusieurs tâches simultanément- Être rigoureuse, réactive et autonome - Disposer de facultés d'adaptation, d'écoute, d'analyse et de synthèse - Avoir une bonne aisance relationnelle - Garantir la confidentialité des informations et des données - Avoir le sens de l’écoute, de la diplomatie - Savoir rendre compte et être force de proposition - Avoir le sens des responsabilités - Savoir rendre compte - Savoir travailler en équipe REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITÉ Ancrée au cœur de la capitale, l’université Paris Cité est une université omni-disciplinaire, de recherche intensive et de rang mondial, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. L’université Paris Cité comprend trois facultés (Santé, Sciences, Sociétés & Humanités),un établissement-composante, l’Institut de physique du globe de Paris, et un organisme de recherche partenaire, l’Institut Pasteur. Elle compte 63 000 étudiants, 7 540 enseignants- chercheurs et chercheurs, 21 écoles doctorales et 117 unités de recherche. Université à impact sociétal positif, elle s’engage pour « la santé planétaire : des humains en bonne santé, dans une société en bonne santé, sur une planète en bonne santé ». Rejoindre l’université Paris Cité, c’est intégrer un collectif dynamique, exigeant et engagé, au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.