Assistant / assistante de direction (h/f)

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) d'accueillir et orienter le public et les familles physiquement et téléphoniquement :

- Accueillir, prendre en compte tout public, qui s'adresse à la structure : les usagers, les visiteurs occasionnels, les partenaires extérieurs (accueil physique et accueil téléphonique), apprécier l'urgence d'une demande et orienter vers la personne concernée.
- Orienter si besoin les Familles vers la déléguée départementale de l'UNAFAM ou vers les familles chargées de l'accueil.
- Réaliser des entretiens téléphoniques de pré-évaluation des personnes notifiées et faire un retour lors des réunions hebdomadaires de coordination.

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) d'effectuer des travaux administratifs :

- Traiter le courrier postal, départ et arrivée : le réceptionner, l'enregistrer, le répartir ou le classer, l'affranchir, éventuellement le porter pour affranchissement et postage ; traiter les messages électroniques et rédiger les courriers ;
- Faire valider comptes rendus et procès-verbaux des réunions puis les diffuser aux destinataires ;
- Mettre en forme des documents produits par la structure (plaquettes sur la présentation des services.) ;
- Classer les factures, archiver, et vérifier les caisses des différents services ;
- Organiser et réaliser, en lien avec la direction, le recueil de données sous forme de statistiques pour contribuer au rapport d'activité annuel et à l'analyse de l'activité ;
- Avec la cheffe de service ou la coordinatrice, préparer les déclarations CPAM des admissions et des sorties trimestrielles et envoyer les documents à la direction.

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) de planifier, assurer la logistique :

- Assurer la préparation matérielle des réunions et des manifestations extérieures : invitation, disposition du mobilier, dossiers à remettre. ; Gérer un stock de fournitures, effectuer les commandes, contrôler les livraisons et les facturations ;
- Entretenir les relations avec les fournisseurs (EDF, France Télécom, chauffagiste, .) et suivre la maintenance des équipements.

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) de gérer la vie de la structure :

- Assurer le suivi des réunions, tenir à jour les dossiers et registres concernant l'association ;
- Recevoir et traiter les informations relatives aux congés payés, aux absences diverses, aux suivis de formation. ;
- Participer activement à la démarche qualité et de gestion des risques du service ;
- Recueillir, enregistrer et réaliser des statistiques annuelles des plaintes et des réclamations et les transmettre à la direction.

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) de gérer Banque et caisses :

- Mettre en place, suivre et réaliser les mandats de prélèvements SEPA ;
- Contrôler les caisses et assurer la saisie des recettes et dépenses en réceptionnant les justificatifs ;
- Faire plusieurs fois par mois un contrôle bancaire et alerter la direction en cas d'écarts, de rejets bancaires, d'encaissements non justifiés ;
- Procéder aux paiements sur justification des différentes factures ou remboursements liés à l'activité du service ;
- Procéder aux paiements de acomptes selon les devis préalablement signés par la Direction.

L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) d'assurer la mise en œuvre technique de la communication :

- Développer et maintenir des relations professionnelles cordiales avec les interlocuteurs internes et externes ;
- Coordonner la remontée d'information auprès des différents collègues de la structure et des partenaires ;
- Concevoir des supports de communication interne ou externe adaptés aux personnes fragilisées par la souffrance psychique : publication mensuelle, plaquette.