Publiée le 14 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Sous la direction de la DGS et du maire. ›Traitement des dossiers et saisie de documents Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques Saisir des documents de formes et de contenus divers Gérer et actualiser une base d'informations Vérifier la validité des informations traitées Rédiger des documents administratifs (comptes rendus, notes, courriers, etc) Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés parles dispositions légales et réglementaires Enregistrer ou saisir des données informatiques ›Accueil physique et téléphonique ›Gestion de l'information, classement et archivage de documents Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers Scanner, photocopier et assembler des documents Trier, classer et archiver des documents Synthétiser et présenter des informations Préparer les dossiers pour les instances Identifier les sources de documentation Rechercher et diffuser des informations selon différents canaux et en appliquant les règles de confidentialité Tenir à jour des registres (courriers, actes administratifs) ›Planification et suivi Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) Utiliser des logiciels et des progiciels Profil recherché Maîtrise les techniques de documentation et de communication ainsi que la manière de fonctionner de l’administration publique. Maîtrisant l’informatique et l’outil bureautique, il assiste ainsi efficacement son dirigeant. Son organisation et sa réactivité lui permettent de respecter les délais et de savoir gérer les aléas. L’assistant(e) fait preuve de sens de l’initiative ainsi que de capacité d’adaptation sachant qu’il peut être rattaché à plusieurs dirigeants. En raison de sa position dans l’organisation, un sens de la confidentialité est particulièrement requis.
