Le Greta Auvergne Agence 43 pour son site de Monistrol recherche un Assistant Administratif H/F :
En étroite collaboration et sous la responsabilité du responsable de formation, l'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) d'effectuer les missions rattachées à un ou plusieurs secteurs d'activité, participant aussi à la mission d'accueil général de l'organisme.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Délivrer une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Gérer le courrier postal et électronique entrant/sortant
- Mettre en forme les documents administratifs (compte-rendu, affiche.)
- Assurer la gestion des fournitures, du petit matériel et des véhicules de service
- Participer à l'organisation documentaire
- Veiller à la bonne tenue de l'espace accueil
- Classement et archivages
- Préparer les fiches de renseignements et émargements pour le recrutement /
informations collectives, envoyer les convocations et les lettres de refus
- Editer les convocations, émargements, autorisations de sorties
- Valider sur les applicatifs clients l'entrée en formation
- Créer et gérer les dossiers administratifs des apprenants : conventions de
formation, attestations d'entrée et de fin de formation, livrets d'accueil,
conventions de stage le cas échéant
- Saisir et mettre en forme des documents administratifs et pédagogiques
- Saisir les heures apprenants et formateurs.trices, les présences / absences, les
tableaux de bord sur les applicatifs dédiés internes et/ou externes
- Clôturer les actions : avenants des conventions de formation, justificatifs pour la
facturation, archivage (papier et/ou numérique)
- Gérer la rémunération des apprenants
- Participer à la réalisation des suivis post-formation, saisir les données sur les
applicatifs dédiés internes et/ou externes et en assurer la transmission
- Participer aux réunions pédagogiques et d'organisation si besoin
- Gérer les relations administratives avec les partenaires
De manière transversale :
- Veiller au respect des procédures Qualité, notamment en portant une attention
particulière sur la norme des documents utilisés et la traçabilité du réalisé, et
contribuer à l'amélioration permanente du système Qualité
Connaissances :
- Environnement professionnel
- Techniques de communication écrite et orale
- Connaissances réglementaires de la formation
Compétences opérationnelles
- Mettre en forme, enregistrer et classer les documents
- Accueillir les publics
- Savoir planifier et respecter les délais
- Maîtriser les outils bureautiques et les environnements numériques
- Utiliser les applicatifs dédiés internes et externes
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation
- Capacité d'adaptation
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Maitrise du pack office
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Archiver des dossiers et documents de référence,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Assurer la gestion administrative d'une activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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